Концерн «Галнафтогаз» (сеть заправочных станций «ОККО») — одна из самых крупных сетей АЗС в Украине. Компания управляет более чем 400 станциями под брендом «ОККО». В структуру компании также входит самая крупная в Украине сеть заведений придорожного общественного питания: 400 кафе (на каждой заправочной станции) и 41 ресторан, ведущие деятельность под брендами A La Minute, Pasta Mia и Meiwei.
На каждой из четырехсот станций работает мини-маркет с ассортиментом около 2000 товаров. В дополнение к этому подразделения сети «ОККО» реализуют нефтепродукты корпоративным клиентам — в розницу, мелким и крупным оптом, предоставляют услуги по оценке качества топлива, а также услуги по его хранению и транспортировке. Сеть «ОККО» управляет 10 нефтехранилищами и 19 стационарными и передвижными лабораториями оценки качества нефти.
Сеть без границ, работающая в режиме 24/7
Перед тем как выбрать решение для офисной печати, компания поставила две основные цели: пользоваться услугами печати бесперебойно и иметь возможность использовать печатное оборудование вне зависимости от местоположения офиса или сотрудника.
«В целом для нашей компании печать — не самая актуальная задача, так как сейчас мы завершаем цифровизацию бизнеса. И тем не менее определенные процессы обязательно требуют печати сопроводительных документов — по закону или в связи с другими ограничениями, — говорит Микола Горак, начальник управления технической поддержки пользователей концерна "Галнафтогаз". — Например, наши нефтехранилища работают в режиме 24/7, и автоцистерны не могут выехать без предварительно напечатанных товарных накладных. Поэтому бесперебойные услуги печати для нас критически важны».
Более того, компания придерживается концепции «сеть без границ». Согласно этой концепции у всех сотрудников должен быть беспрепятственный доступ ко всем информационным услугам вне зависимости от их местонахождения. Печатные услуги — не исключение из этой концепции.
До начала сотрудничества с компанией Konica Minolta концерн «Галнафтогаз» пользовался услугами других поставщиков. «Частые поломки печатного оборудования влекли за собой простой автоцистерн, а недостаток программного обеспечения для управления печатными процессами приводил к чрезмерному использованию бумаги и нарушению правил информационной безопасности, — объясняет Микола Горак. — Сотрудники отправляли документы на общий принтер, запускавший печать в ту же секунду. Любой человек мог увидеть или забрать распечатанные документы с конфиденциальной информацией».
Интеграция устройства с LDAP-директорией и доступ к системе управления также был важен для компании.
Эффективное управление печатными процессами
Решения Konica Minolta внедрены в 29 офисах, расположенных по всей Украине. В концерне «Галнафтогаз» в настоящее время установлены и используются 87 МФУ bizhub от Konica Minolta. Для управления печатными процессами компания выбрала YSoft SafeQ. Все устройства Konica Minolta оборудованы встроенными терминалами и устройствами для чтения банковских карт.
Благодаря YSoft SafeQ сотрудники концерна «Галнафтогаз» могут печатать корпоративные документы в условиях усиленной безопасности. Все устройства Konica Minolta взаимосвязаны, и сотрудники могут подтвердить свою личность для доступа к МФУ в любом офисе с помощью личного кода или магнитной карты, которая также является пропуском в офис. Система аутентификации контролирует доступ к данным и позволяет нам устанавливать различные типы доступа к оборудованию.
Когда пользователь отсылает документ на печать, тот направляется в сервер YSoft SafeQ. Пользователь может подтвердить свою личность способами, описанными выше, и распечатать документ в любое время на любом устройстве в офисе или за его пределами. У этого решения есть еще одна полезная функция: финансовый отдел получает все необходимые отчеты для распределения затрат на печать внутри компании и между отдельными проектами. Анализируя работы по печати, копированию и сканированию, YSoft SafeQ также помогает определить потенциальные слабые места в некоторых рабочих процессах.
В 2019 году концерну «Галнафтогаз» потребовалось обновление с YSoft SafeQ 4 на более новую версию (YSoft SafeQ 6), и компания объявила тендер на покупку лицензий. Вместе с общими лицензиями Konica Minolta в Украине предложила комплексные услуги по монтажу, консультированию и обучению персонала. В результате компания снова выиграла тендер, доказав свою позицию эксперта в области управления потоками бумажных документов.
Удобство, эффективность, бесперебойность
«Я считаю, что мы достигли своих целей на 100 процентов. После перехода на аутсорсинг печати с Konica Minolta количество сбоев в работе оборудования сократилось с 700 до 20 в год. В то же время услуги печати все так же доступны без каких-либо препятствий», — подытоживает Микола Горак. «В начале был короткий период адаптации и обучения, — добавляет он. — Однако впоследствии нашим сотрудникам для работы с МФУ больше не требовалась помощь специалистов из отдела ИТ-поддержки. Они могут печатать, копировать, сканировать и распознавать документы из любой географической точки без каких-либо ненужных вопросов или действий».
По словам Миколы Горака, одним из благоприятных итогов этого сотрудничества стало то, что специалисты ИТ-отдела оказались избавлены от лишней нагрузки. Им больше не нужно тратить огромное количество времени на обслуживание печатных устройств, заказ тонера и звонки инженерам по обслуживанию. Удаленная система мониторинга позволяет Konica Minolta предупреждать поломки оборудования, реагировать на них заблаговременно и обеспечивать равномерный поток расходных материалов. Стоимость полноцветной печати также значительно снизилась благодаря коэффициенту заполнения.