Металлургическое предприятие обеспечило сотрудников электронными цифровыми подписями. Взаимодействие с клиентами упростилось. Сотрудники выполняют задачи быстрее, чем раньше.

Проблемы

• Разрозненные источники хранения документов
• Низкий уровень безопасности документооборота
• Подготовка налоговой отчётности производится вручную и занимает много времени
• Информационные системы предприятия не поддерживают электронную подпись документов

Цели проекта

• Перевод бумажного документооборота в электронный вид
• Подписание электронной подписью (ЭП) любых документов
• Создание единого электронного архива документов
• Оптимизация процесса оформления первичных и иных документов
• Обеспечение обмена документами с контрагентами
• Снижение издержек на хранение и перемещение документов, оргтехнику, расходные материалы
• Повышения уровня сервиса для заказчиков
• Сокращение сроков и трудоемкости процесса подготовки документов по требованию проверяющих органов

Результаты проекта

• 350 видов документов в электронном архиве
• 800 сотрудников подписывают документы ЭП
• 443 тыс. документов с 1,2 млн печатных листов
• 412 клиентов компании подключены к ЭДО
• Подготовка документов для налоговой втрое быстрее
• Ускорение процесса подписания документов
• Экономия на расходных материалах
• Сократились расходы на пересылку документов

Актуализация архивных документов в одном из ведущих вузов РФ. Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации (РАНХиГС) — российское высшее учебное заведение, занимающееся подготовкой специалистов социально-экономической и гуманитарной направленности, а также подготовкой и переподготовкой специалистов высшего управленческого уровня.

РАНХиГС сегодня:

• Крупнейший вуз России
• Национальная школа управления
• Лидер российского бизнес-образования
• Ведущий центр исследований и разработок в области экономики, управления, общественных и гуманитарных наук
• Уникальная экосистема, обеспечивающая траекторию непрерывного управленческого, социально-экономического и гуманитарного образования.
• >235 тыс. обучающихся ежегодно
  >3000 образовательных программ
  502 профессора
  925 докторов наук
  3590 кандидатов наук
  1950 доцентов

Какую проблему решали?

Стратегия ВУЗа включает образовательные программы по цифровым профессиям. Среди инициатив Академии присутствует ряд проектов по цифровизации внутренних процессов учебного заведения. Одной из проблем учреждения является актуализация архивных документов взаимодействия с контрагентами. Ряд документов сохранён в архиве без печати и подписи со стороны контрагента, что является отенциальным риском в случае возникновения спорных ситуаций. С целью снижения данного риска было принято решение о внедрении автоматической системы по идентификации печати и подписи. Основным бизнес-заказчиком является юридический отдел.

Как работает решение? 

Для решения задачи было внедрено инновационное кроссплатформенное решение, базирующееся на отечественном продукте для роботизации бизнес-процессов PIX RPA и системе оптического распознавания EasySeparate. EasySeparate позволяет вести полный цикл обработки документов: например, искать неструктурированные данные, сверять скан-копию документа с оригиналом, проверять наличие подписей и печатей. Для анализа документов используются алгоритмы машинного обучения. Платформа PIX RPA снимает рутинные задачи с сотрудников, её «руки» — Pix Robot, который в данном случае обрабатывает документацию и проводит распознавание текстов и изображений с помощью EasySeparate.

На первом этапе проекта была развернута и обучена нейронная сеть на базе продукта EasySeparate. После прохождения детекции на предмет наличия печати и подписи на сканах включался программный робот, который проверяет полученный результат. При обнаружении некорректных документов робот сообщает о том, что документ требует дополнительного внимания. Также система способна контролировать сроки действия договоров и уведомлять ответственных лиц о необходимости актуализировать документы.

Задачи 

• Проверить архивные договорные документы на предмет наличия подписей и печатей
• Автоматизировать контроль новых контрактов

Решения 

• Внедрена нейросеть для анализа наличия печати и подписи на документах
• При обнаружении неподписанных документов нейросеть сообщает верификатору о том, что документ требует дополнительного внимания или действий
• Верификатор выполняет недостающие действия по документу и оцифровывает его в корректном виде
• Система также способна контролировать сроки действия договоров и уведомлять ответственных за договоры лиц о необходимости актуализировать документы

Результаты 

• Сокращение трудозатрат сотрудников в 5 раз
• Риск возникновения спорных ситуаций с контрагентами сведён к минимуму
• Упрощена работа сотрудников, ответственных за отношения с контрагентами
• По итогам использования системы в течение 3-х месяцев были получены результаты по качеству и точности детекции равной 96%