Система электронного документооборота
СЭД — основа внутреннего взаимодействия между подразделениями, создания и учёта документов. Цель применения СЭД — сокращение времени на поиск информации и согласование внутренних и внешних документов.
Система электронного документооборота является основой внутреннего взаимодействия между подразделениями, а также создания, редактирования, хранения и учета документов.
![](/fileadmin/user_upload/icons/ecm-02.png)
Бизнес-процессы и документация неразрывны между собой, поэтому сегодняшние системы автоматизации делопроизводства включают в себя набор необходимых инструментов для работы с процессами и информацией.
Преимущества СЭД:
- Сокращение издержек на обработку информации в 2-5 раз
- Быстрый возврат инвестиций
- Сохранность информации
- Автоматизация бизнес-процессов
- Повышение точности информации при вводе
- Быстрый поиск и обработка информации
![](/fileadmin/user_upload/icons/ecm-03.png)
Виды систем электронного документооборота на предприятии могут подразделяться по функционалу, который определяет сферу их использования. В зависимости от этого системы внутреннего документооборота можно разделить на:
- Система делопроизводства
- Электронные архивы для хранения и поиска информации
- Workflow-система для автоматизации документооборота и бизнес-процессов
- ECM-системы для управления электронным документооборотом, которые включают в себя весь корпоративный контент: документы, их образы, потоки работ, записи, коллективное взаимодействие.
Автоматизированные системы документооборота позволят сократить бумажные экземпляры документов и существенно сэкономить материальные ресурсы. Благодаря им повышается скорость и качество работы персонала, ускоряются бизнес-процессы. При этом руководство может контролировать ход выполнения данных процессов.
Интегрируя с иными информационными системами, такими как CRM, ERP, CPM и многими другими, единая система документооборота выступает в качестве связующего звена между ними. Таким образом, формируется единое информационное пространство, повышается скорость потока обмена документацией и ускоряется работа предприятия.
Наша компания сможет подобрать подходящую и эффективную для вас программу СЭД, которая поможет реализовать задачи, необходимые именно для вашей организации.
Внедрение СЭД
![](/fileadmin/user_upload/icons/ecm-04.png)
Задачи СЭД
- Поиск документов
- Сохранение документов
- Оперативная маршрутизация
- История работы с документами
- Архивное хранение
- Экономия на процессах
- Обеспечение удобных рабочих мест
![](/fileadmin/user_upload/icons/ecm-05.png)
Затрагиваемые процессы
- Исходящая корреспонденция
- Входящая корреспонденция
- Внутренние документы
- ОРД
- Поручения и контроль
- Договоры
- Документы финансового блока
- Документы юридического блока
- Управление совещаниями
- Управление закупками
![](/fileadmin/user_upload/icons/ecm-06.png)
Требования к системе
- Интерфейс
- Быстродействие
- Гибкость
- Развитие системы
- Возможность интеграции
- Импортозамещение
- Поддержка различных ОС
- Поддержка вендором и разработчиком
Выгоды от внедрения СЭД
Функционал СЭД
Регистрация документов
- Справочники сотрудников и контрагентов
- Карточки входящих, исходящих, внутренних и договорных документов
- Реестры документов (в т. ч. связанные представления)
- Сквозная нумерация документов с гибкими настройками формата номера
- Система поиска документов по различным атрибутам
![](/fileadmin/_processed_/6/8/csm_ecm-img1_0825f77564.png)
![](/fileadmin/_processed_/3/f/csm_ecm-img2_6f3e694f96.png)
Управление поручениями
- Создание поручений
- Создание дочерних поручений из родительской поручений
- Возможность отзыва дочерних поручений при завершении родительских
- Просмотр иерархии поручений в карточке документа
- Уведомление о назначении поручений по электронной почте (со ссылкой на карточку)
- Визуализация дерева поручений
Универсальный процесс согласования
- Создание маршрутов любой сложности
- Параллельные и последовательные согласования
- Комментарии и редактирование файлов в ходе согласования
- Консолидация разных версий в MS Word
- Запрос комментариев у других сотрудников
- Уведомления на почту по заданиям и комментариям
- Редактирование маршрута во время согласования
![](/fileadmin/_processed_/8/d/csm_ecm-img3_663484b164.png)
![](/fileadmin/_processed_/7/1/csm_ecm-img4_2a63a72d34.png)
Отчёты и уведомления
- История заданий согласования
- Возможность группировки заданий по циклам согласования
- Почтовые уведомления по различным событиям, со ссылкой на карточку
- Представления «Мои задания» и «Задания от меня» с возможностью гибкой группировки
- Статистический отчет по текущим заданиям
- Статистический отчет по исторической активности
Простая настройка сложных маршрутов
- Табличный конфигуратор этапов маршрутов обработки документов
- Различные типы этапов и заданий по ним
- Простая настройка без программирования
![](/fileadmin/_processed_/b/a/csm_ecm-img5_5ddd11ff68.png)
![](/fileadmin/_processed_/e/2/csm_ecm-img6_d1039b8c0e.png)
Интеграция с Информационными Системами предприятия и ЭДО
- Полная прозрачность процессов электронного документооборота
- Полный цикл электронного согласования документов в одном интерфейсе
- Стандартные коннекторы к популярным системам
- Индивидуальная разработка уникальных коннекторов
Реализованные проекты
Используемые продукты
![](/fileadmin/_processed_/b/9/csm_Tessa_93654bc970.png)
Tessa
TESSA — универсальная ECM/BPM/CSP платформа российской компании СИНТЕЛЛЕКТ (Syntellect), предназначенная для создания высокопроизводительных решений по управлению документами и бизнес-процессами в компаниях различного масштаба и направлений деятельности.
- 16 лет экспертизы на рынке ИТ
- Более 350 проектов внедрения
- 30 успешных проектов с количеством пользователей более 1.000
- Заказчики в 12 странах мира
- 30 компаний-партнеров в в России и странах СНГ
![](/fileadmin/_processed_/0/b/csm_Docsvision_d2b9c74eca.png)
Docsvision
Платформа для управления процессами и данными крупного бизнеса и госкомпаний. Современная масштабируемая CSP-архитектура позволяет создавать СЭД/ECM/BPM решения любого уровня сложности нагрузки. В состав платформы включены Low-Code инструменты для кастомизации и настройки. Входит в ТОП-3 российских СЭД/ECM (по данным обзора аналитического портала TAdviser, декабрь 2021 г.).
docsvision.com
![](/fileadmin/_processed_/5/e/csm_Doctrix_0ed8ca1ab0.png)
Doctrix
Система автоматизации бизнес-процессов и документооборота c возможностью создания и развития реализованных процессов собственными силами, без привязки к разработчику и программистам. Вошла в число победителей конкурса партнерских ИТ-решений Microsoft Partner Awards 2015 в номинации «Messaging and Communication». DocTrix разработана в 2012 году и внедрена более, чем на 100 000 рабочих мест, в России, Казахстане и на Украине.
Решаемые задачи:
- Автоматизация бизнес-процессов;
- Электронный документооборот;
- Улучшение внутрикорпоративных коммуникаций;
- Регистрация и обработка обращений в IT-подразделения;
- Анализ загруженности сотрудников;
- Контроль нарушений и отклонений от нормативов в работе офиса;
- Выявление «узких мест» и проблем взаимодействия подразделений;
- Аттестация и оценка персонала;
- Оптимизация деятельности ИТ-службы и других подразделений.
Отзывы
Определяющими факторами при выборе решения Konica Minolta стали скорость развёртывания, компетенции подрядчика и бюджет проекта. Сроки реализации проекта составили 1,5 месяца на запуск базового договорного потока, без автоматизации маршрутов, и 2 месяца на миграцию из единой СЭД. Подрядчик выполнил работы в запланированные сроки и на высшем уровне. Со стороны команды внедрения сложностей не возникло.
Селиванов Павел Валерьевич,
Директор по информационным технологиям, компании ООО “Виктория Балтия”
![](/fileadmin/_processed_/8/7/csm_Victoria_cd6124bfbf.png)
Система электронного документооборота помогла ThyssenKrupp создать структуру архива документов и правила именования, а также снабдить документы метаданными и атрибутами, необходимыми для поиска документов в хранилище. Теперь мы файлы с определёнными именами, идентификаторами проектов и подразделений. Это упрощает и ускоряет поиск.
Николь Харрис (Nicole Harris),
Глава сервисной службы, ThyssenKrupp
![](/fileadmin/_processed_/9/3/csm_ThyssenKrupp_0fe185784b.png)
Мы работаем с большим количеством технологической и производственной документации, регламентами контроля качества, протоколами тестирования материалов. В прошлом управление этой документацией было неэффективным. Критическая информация хранилась в обычных сетевых папках и на компьютерах пользователей в различных версиях. Найти информацию было сложно, поэтому наши внутренние команды не могли эффективно взаимодействовать.
Ханну Херкман (Hannu Herckmann),
Руководитель IT департамента, Reima
![](/fileadmin/user_upload/logos/Reima.jpg)
![](/fileadmin/_processed_/8/8/csm_ecm-brochure_6a531b954d.png)
Наши сильные стороны
Статьи
Перезагрузка цифрового рабочего пространства
Как цифровизация может стимулировать новые способы работы удаленно и в офисе
Загрузить![](/fileadmin/_processed_/f/e/csm_Deloitte_Insights_b2bb55f302.png)