Система электронного документооборота является основой внутреннего взаимодействия между подразделениями, а также создания, редактирования, хранения и учета документов.
Преимущества СЭД:
Виды систем электронного документооборота на предприятии могут подразделяться по функционалу, который определяет сферу их использования. В зависимости от этого системы внутреннего документооборота можно разделить на:
Автоматизированные системы документооборота позволят сократить бумажные экземпляры документов и существенно сэкономить материальные ресурсы. Благодаря им повышается скорость и качество работы персонала, ускоряются бизнес-процессы. При этом руководство может контролировать ход выполнения данных процессов.
Интегрируя с иными информационными системами, такими как CRM, ERP, CPM и многими другими, единая система документооборота выступает в качестве связующего звена между ними. Таким образом, формируется единое информационное пространство, повышается скорость потока обмена документацией и ускоряется работа предприятия.
Наша компания сможет подобрать подходящую и эффективную для вас программу СЭД, которая поможет реализовать задачи, необходимые именно для вашей организации.
Thyssenkrup
Проблемы
Цели внедрения СЭД
Критерии выбора системы
Выгоды от внедрения СЭД
Цели проекта
Решение
Особенности
Результаты проекта
Управление документами и электронный документооборот вместо служб сканирования.
Архив счетов компании Tupperware занимал ценное пространство и не позволял сотрудникам быстро найти необходимую информацию, в связи с чем руководство компании приняло решение о его цифровизации. Компания Tupperware предпочла не заключать договор с поставщиком услуг сканирования, а внедрить собственную электронную систему обработки счетов вместе с цифровым архивом удовлетворяющем нормативным требованиям.
В результате компания Tupperware не только освободила внушительное пространство, но также получила возможность обрабатывать счета быстрее, причем из любой точки мира. Оцифровать можно как информацию по самим счетам, так и все сопутствующие документы, и все необходимые файлы можно легко найти в любой момент.
Экономия пространства как главная цель
Основной план компании Tupperware Австрия состоял в оцифровке архива счетов, поскольку австрийское законодательство обязует компании хранить эти финансовые документы семь лет для налоговой отчетности — и в Tupperware этот архив занимал уже целую комнату. «Если бы мы решили привлечь поставщика услуг по сканированию для оцифровки всей нашей документации в полном объеме и в соответствии с нормативными требованиями, на это бы потребовался внушительный бюджет. И нам бы пришлось повторять эту процедуру в конце каждого финансового года», — объясняет Питер Мозер, начальник производства Tupperware Австрия. «И поэтому мы решили цифровизировать процесс обработки счетов за счет внедрения системы электронного документооборота параллельно с переходом на цифровой архив, соответствующий всем нормативным требованиям. В итоге мы бы смогли вообще отказаться от использования бумажных носителей. И теперь, благодаря этому решению, наш бумажный архив ежегодно сокращается на один финансовый год. Это значит, что через семь лет он автоматически будет ликвидирован». Руководитель отдела информационных технологий полагает, что процесс цифровизации принес и множество других преимуществ (такие, как возможность обработки документов из любой точки, более быстрый поиск необходимой информации и сокращение времени обработки), и это надо считать очень положительным побочным эффектом.
Первым шагом был выбор подходящего поставщика; при проведении тендера Мозер получил предложения трех поставщиков. Компания Konica Minolta, которая на тот момент уже сотрудничала с компанией Tupperware и поставляла ей многофункциональные устройства (МФУ), сделала лучшее предложение. «Два других поставщика неохотно прислушивались к нашим пожеланиям, и предложенные ими планы внедрения показались нам слишком сложными. Напротив, с решением Konica Minolta мы согласились очень быстро», — вспоминает Мозер. Мозер хотел, чтобы у нового решения был простой пользовательский интерфейс, который можно оперативно развернуть и легко адаптировать с учетом специфических процессов компании. Такое решение позволило бы быстро обучить сотрудников и в кратчайшие сроки внедрить новую систему. Konica Minolta представила решение, которое соответствовало этим критериям и, помимо прочего, являлось масштабируемым в любой момент — это было еще одно требование компании Tupperware, обусловленное постоянно растущим количеством счетов, которые необходимо обрабатывать. Tupperware также согласился на предложение компании Konica Minolta в отношении модели лицензирования, которая учитывает только одновременно работающих с системой пользователей, и не требует лицензию для всех зарегистрированных пользователей. Мозер пояснил: «Помимо четырех наших активных пользователей, который часто пользуются системой, есть множество других сотрудников, которые заходят в систему лишь иногда, например, для утверждения счетов. Если бы нам требовались лицензии для всех этих пользователей, это сразу привело бы к увеличению постоянных затрат. А при таком решении нам удалось избежать нерационального использования средств».
Комплексный подход к планированию играет ключевую роль
Решение было внедрено и настроено с учетом специфики компании при непосредственном взаимодействии ответственных сотрудников Tupperware и членов команды по решениям ECM (управление корпоративными информационными ресурсами - enterprise content management) компании Konica Minolta. Руководящие сотрудники финансового и бухгалтерского отделов также приняли самое активное участие на коротком подготовительном этапе. Перед началом внедрения Мозер был уверен в том, что сложнее всего будет «выяснить, что нам на самом деле нужно, и как это отразить наилучшим образом в создаваемой системе», и поэтому делал акцент на заблаговременном основательном планировании. Мозер подчеркивает, что от них потребовалось реализовать только тот объем подготовительной работы, который был четко обозначен компанией Konica Minolta заранее, что, по его опыту, было редкостью в случае с ИТ-проектами.
Тщательное планирование окупилось: после базовой подготовки интуитивно разработанное решение было очень позитивно воспринято всеми пользователями, поскольку оно было создано на основе интерфейса Windows, с которым все были хорошо знакомы. Теперь любой поставщик Tupperware Австрия может направлять электронные счета на обычный адрес электронной почты. Для этих счетов не требуется какой-то специальный формат, все что нужно - это стандартный PDF-файл. Менеджеры центра затрат получают уведомление по электронной почте о необходимости согласовать тот или иной счет на оплату. Бумажные счета-фактуры, которые поступают по обычной почте, сканируются настольным сканером, приобретенным для этих целей, и затем обрабатываются тем же способом, что и входящие цифровые счета. Кроме того, компания Tupperware также может направлять электронные счета своим поставщикам, поскольку как входящие, так и исходящие счета архивируются в соответствии со всеми нормативными требованиями.
В любой момент можно ясно видеть текущий статус любого счета
Помимо того, что компания Tupperware избавилась от физических архивов, она ощутила реальную выгоду от повышения прозрачности в отношении обработки счетов, поскольку теперь появилась возможность в любой момент отследить статус интересующего счета из любой точки мира. «В то время как раньше счета перемещались из одной папки в другую, в зависимости от того, на каком этапе обработки они находились, сейчас одним нажатием кнопки вы можете отследить, какие счета были получены, какие были согласованы и оплачены, а какие можно переместить в архив», — рассказывает Мозер, для которого в контексте COVID-19 очень большое значение имеет возможность вести цифровой документооборот, при котором местонахождение сотрудников не имеет значения. Благодаря этой системе значительно упрощаются процессы обработки, согласования и автоматического перенаправления счетов следующему сотруднику, которые можно выполнять из любой точки, включая домашние офисы. «В любом другом случае нам бы пришлось перенаправлять счета от сотрудника к сотруднику по обычной почте, что было бы столь же неэффективно, как и оставлять счета в офисе до того момента, пока ответственные сотрудники смогут вернуться. Эти беспрецедентные условия работы, сформировавшиеся в контексте COVID-19, мгновенно открыли всем глаза на преимущества гибкой организации рабочих процессов».
Задача
Преимущества
Команда ИТ-решений Konica Minolta реализовала проект по внедрению Системы Электронного Документооборота Tessa в розничной сети Виктория. Перед командой внедрения стояла задача доработки и автоматизации договорного процесса. Команда Konica Minolta изучила договорной процесс в компании. На основании полученных данных были предложены доработки существующего процесса. После оптимизации процесса использована система электронного документооборота. В системе реализовано несколько маршрутов визирования, сформированы правила распределения документов по маршрутам, настроены дополнительные функции запрета согласования, создания ДС на основании договора, уведомления об окончании срока действия документа. Использованы и настроены вспомогательные механизмы, необходимые для работы решения в промышленной эксплуатации. В сопровождении команды разработки проведено полное проектное сопровождение решения от начала до завершения проекта. В результате проекта система успешно введена в промышленную эксплуатацию. Задача В группе компаний применялась общая система электронного документооборота. При реорганизации бизнеса компании были разделены. Договорные процессы в каждом из юридических лиц также подверглись изменениям. Реорганизация стала поводом улучшить процессы документооборота на предприятиях. При формировании новых требований к системе электронного документооборота приоритеты были отданы скорости работы системы и эффективности внутренних процессов. Была рассмотрена альтернативная система электронного документооборота с высоким быстродействием и отзывчивостью интерфейса.
Система автоматизации бизнес-процессов и документооборота c возможностью создания и развития реализованных процессов собственными силами, без привязки к разработчику и программистам. Вошла в число победителей конкурса партнерских ИТ-решений Microsoft Partner Awards 2015 в номинации «Messaging and Communication». DocTrix разработана в 2012 году и внедрена более, чем на 100 000 рабочих мест, в России, Казахстане и на Украине.
Решаемые задачи:
Определяющими факторами при выборе решения Konica Minolta стали скорость развёртывания, компетенции подрядчика и бюджет проекта. Сроки реализации проекта составили 1,5 месяца на запуск базового договорного потока, без автоматизации маршрутов, и 2 месяца на миграцию из единой СЭД. Подрядчик выполнил работы в запланированные сроки и на высшем уровне. Со стороны команды внедрения сложностей не возникло.
Селиванов Павел Валерьевич, Директор по информационным технологиям, компании ООО "Виктория Балтия"
Система электронного документооборота помогла ThyssenKrupp создать структуру архива документов и правила именования, а также снабдить документы метаданными и атрибутами, необходимыми для поиска документов в хранилище. Теперь мы файлы с определёнными именами, идентификаторами проектов и подразделений. Это упрощает и ускоряет поиск.
Николь Харрис (Nicole Harris), Глава сервисной службы, ThyssenKrupp
Мы работаем с большим количеством технологической и производственной документации, регламентами контроля качества, протоколами тестирования материалов. В прошлом управление этой документацией было неэффективным. Критическая информация хранилась в обычных сетевых папках и на компьютерах пользователей в различных версиях. Найти информацию было сложно, поэтому наши внутренние команды не могли эффективно взаимодействовать.
Ханну Херкман (Hannu Herckmann), Руководитель IT департамента, Reima
IT-РЕШЕНИЯ KONICA MINOLTA
Как выбрать оператора электронного документооборота: семь этапов
Пять шагов к безопасному электронному документообороту
Как внедрить электронный документооборот за 6 шагов
Как цифровизация может стимулировать новые способы работы удаленно и в офисе
Поля с * обязательны для заполнения!
Note - your current cookie settings will exclude you from receiving promotional updates via email! To allow those updates, update your cookie settings