Система электронного документооборота

Проблемы

• Проект одного лифта содержит в среднем 700 различных документов
• Документы теряются, дублируются, версии путаются
• Поиск информации сложен и неэффективен
• Пересылка бумажных документов обходится свыше 2 млн. руб. ежемесячно

Цели внедрения СЭД

• Упрощение работы над проектами
• Повышение эффективности работы специалистов
• Снижение затрат на документооборот

Критерии выбора системы

• Гибкость конфигурации
• Масштабируемость
• Простота использования
• Низкая стоимость внедрения

Выгоды от внедрения СЭД

• 500 пользователей обеспечены доступом в СЭД
• 7 департаментов обеспечены доступом в СЭД
• 900 деревьев спасено, снижено потребление бумаги
• 1,5 млн долларов сэкономлено на логистике документов
• Запланирована интеграция с внутренними CRM/CPQ/ERP системами

Проблемы

• Необходимость соблюдения регламентов производства детских товаров
• Высокий уровень контроля качества
• Электронная почта – основной инструмент согласований и ведения проектов
• Высокая версионность файлов и потери документов

Цели проекта

• Создать централизованное хранилище документов
• Создать инструмент обмена маркетинговыми документами
• Создать инструмент контроля качества производства

• Сотрудники находят искомые документы намного быстрее, чем раньше
• Устранена путаница с версиями документов
• Производство эффективно взаимодействует с маркетингом и службой контроля качества

Проблемы

• Разрозненные источники хранения документов
• Низкий уровень безопасности документооборота
• Подготовка налоговой отчётности производится вручную и занимает много времени
• Информационные системы предприятия не поддерживают электронную подпись документов

Цели проекта

• Перевод бумажного документооборота в электронный вид
• Подписание электронной подписью (ЭП) любых документов
• Создание единого электронного архива документов
• Оптимизация процесса оформления первичных и иных документов
• Обеспечение обмена документами с контрагентами
• Снижение издержек на хранение и перемещение документов, оргтехнику, расходные материалы
• Повышения уровня сервиса для заказчиков
• Сокращение сроков и трудоемкости процесса подготовки документов по требованию проверяющих органов

• 350 видов документов в электронном архиве
• 800 сотрудников подписывают документы ЭП
• 443 тыс. документов с 1,2 млн печатных листов
• 412 клиентов компании подключены к ЭДО
• Подготовка документов для налоговой втрое быстрее
• Ускорение процесса подписания документов
• Экономия на расходных материалах
• Сократились расходы на пересылку документов

Цели проекта

• Создать базу знаний предприятия
• Обеспечить простой доступ к документации для разработчиков и менеджмента
• Обеспечить контекстный поиск по документам в архиве

Решение

• Создание научного и технологического цифрового архива
• Оцифровка существующей конструкторской документации
• Объединение архивных данных и новых разработок в одной PDM системе

Особенности 

• Применение различных технологий сканирования для разных типов документов (планетарный – для ветхих документов, протяжный – для многостраничных альбомов)
• Устранение шумов и улучшение качества изображения в автоматическом режиме с сокращением размера файла
• Добавление текстового слоя с возможностью полнотекстового/семантического поиска по документам
• Автоматическое извлечение атрибутов документа
• Документы каталогизируются в форматах PDF/TIFF и XML в централизованном хранилище в соответствии с назначенными атрибутами

Результаты проекта

• Доступен быстрый удобный поиск документации в одном источнике
• Обеспечен уровень безопасности на основе ролевой модели доступа к архиву
• Возможность применения знаний и идей из архивных разработок
• Гибкие возможности интеграции с другими системами, например, с нормативной базой ГОСТ

Отказ от бумажных носителей при выставлении счетов позволяет решить проблему нехватки пространства

Управление документами и электронный документооборот вместо служб сканирования.

Архив счетов компании Tupperware занимал ценное пространство и не позволял сотрудникам быстро найти необходимую информацию, в связи с чем руководство компании приняло решение о его цифровизации. Компания Tupperware предпочла не заключать договор с поставщиком услуг сканирования, а внедрить собственную электронную систему обработки счетов вместе с цифровым архивом удовлетворяющем нормативным требованиям.

В результате компания Tupperware не только освободила внушительное пространство, но также получила возможность обрабатывать счета быстрее, причем из любой точки мира. Оцифровать можно как информацию по самим счетам, так и все сопутствующие документы, и все необходимые файлы можно легко найти в любой момент.

Экономия пространства как главная цель 

Основной план компании Tupperware Австрия состоял в оцифровке архива счетов, поскольку австрийское законодательство обязует компании хранить эти финансовые документы семь лет для налоговой отчетности — и в Tupperware этот архив занимал уже целую комнату. «Если бы мы решили привлечь поставщика услуг по сканированию для оцифровки всей нашей документации в полном объеме и в соответствии с нормативными требованиями, на это бы потребовался внушительный бюджет. И нам бы пришлось повторять эту процедуру в конце каждого финансового года», — объясняет Питер Мозер, начальник производства Tupperware Австрия. «И поэтому мы решили цифровизировать процесс обработки счетов за счет внедрения системы электронного документооборота параллельно с переходом на цифровой архив, соответствующий всем нормативным требованиям. В итоге мы бы смогли вообще отказаться от использования бумажных носителей. И теперь, благодаря этому решению, наш бумажный архив ежегодно сокращается на один финансовый год. Это значит, что через семь лет он автоматически будет ликвидирован». Руководитель отдела информационных технологий полагает, что процесс цифровизации принес и множество других преимуществ (такие, как возможность обработки документов из любой точки, более быстрый поиск необходимой информации и сокращение времени обработки), и это надо считать очень положительным побочным эффектом.

Первым шагом был выбор подходящего поставщика; при проведении тендера Мозер получил предложения трех поставщиков. Компания Konica Minolta, которая на тот момент уже сотрудничала с компанией Tupperware и поставляла ей многофункциональные устройства (МФУ), сделала лучшее предложение. «Два других поставщика неохотно прислушивались к нашим пожеланиям, и предложенные ими планы внедрения показались нам слишком сложными. Напротив, с решением Konica Minolta мы согласились очень быстро», — вспоминает Мозер. Мозер хотел, чтобы у нового решения был простой пользовательский интерфейс, который можно оперативно развернуть и легко адаптировать с учетом специфических процессов компании. Такое решение позволило бы быстро обучить сотрудников и в кратчайшие сроки внедрить новую систему. Konica Minolta представила решение, которое соответствовало этим критериям и, помимо прочего, являлось масштабируемым в любой момент — это было еще одно требование компании Tupperware, обусловленное постоянно растущим количеством счетов, которые необходимо обрабатывать. Tupperware также согласился на предложение компании Konica Minolta в отношении модели лицензирования, которая учитывает только одновременно работающих с системой пользователей, и не требует лицензию для всех зарегистрированных пользователей. Мозер пояснил: «Помимо четырех наших активных пользователей, который часто пользуются системой, есть множество других сотрудников, которые заходят в систему лишь иногда, например, для утверждения счетов. Если бы нам требовались лицензии для всех этих пользователей, это сразу привело бы к увеличению постоянных затрат. А при таком решении нам удалось избежать нерационального использования средств».

Комплексный подход к планированию играет ключевую роль

Решение было внедрено и настроено с учетом специфики компании при непосредственном взаимодействии ответственных сотрудников Tupperware и членов команды по решениям ECM (управление корпоративными информационными ресурсами - enterprise content management) компании Konica Minolta. Руководящие сотрудники финансового и бухгалтерского отделов также приняли самое активное участие на коротком подготовительном этапе. Перед началом внедрения Мозер был уверен в том, что сложнее всего будет «выяснить, что нам на самом деле нужно, и как это отразить наилучшим образом в создаваемой системе», и поэтому делал акцент на заблаговременном основательном планировании. Мозер подчеркивает, что от них потребовалось реализовать только тот объем подготовительной работы, который был четко обозначен компанией Konica Minolta заранее, что, по его опыту, было редкостью в случае с ИТ-проектами.

Тщательное планирование окупилось: после базовой подготовки интуитивно разработанное решение было очень позитивно воспринято всеми пользователями, поскольку оно было создано на основе интерфейса Windows, с которым все были хорошо знакомы. Теперь любой поставщик Tupperware Австрия может направлять электронные счета на обычный адрес электронной почты. Для этих счетов не требуется какой-то специальный формат, все что нужно - это стандартный PDF-файл. Менеджеры центра затрат получают уведомление по электронной почте о необходимости согласовать тот или иной счет на оплату. Бумажные счета-фактуры, которые поступают по обычной почте, сканируются настольным сканером, приобретенным для этих целей, и затем обрабатываются тем же способом, что и входящие цифровые счета. Кроме того, компания Tupperware также может направлять электронные счета своим поставщикам, поскольку как входящие, так и исходящие счета архивируются в соответствии со всеми нормативными требованиями.

В любой момент можно ясно видеть текущий статус любого счета

Помимо того, что компания Tupperware избавилась от физических архивов, она ощутила реальную выгоду от повышения прозрачности в отношении обработки счетов, поскольку теперь появилась возможность в любой момент отследить статус интересующего счета из любой точки мира. «В то время как раньше счета перемещались из одной папки в другую, в зависимости от того, на каком этапе обработки они находились, сейчас одним нажатием кнопки вы можете отследить, какие счета были получены, какие были согласованы и оплачены, а какие можно переместить в архив», — рассказывает Мозер, для которого в контексте COVID-19 очень большое значение имеет возможность вести цифровой документооборот, при котором местонахождение сотрудников не имеет значения. Благодаря этой системе значительно упрощаются процессы обработки, согласования и автоматического перенаправления счетов следующему сотруднику, которые можно выполнять из любой точки, включая домашние офисы. «В любом другом случае нам бы пришлось перенаправлять счета от сотрудника к сотруднику по обычной почте, что было бы столь же неэффективно, как и оставлять счета в офисе до того момента, пока ответственные сотрудники смогут вернуться. Эти беспрецедентные условия работы, сформировавшиеся в контексте COVID-19, мгновенно открыли всем глаза на преимущества гибкой организации рабочих процессов».

Задача 

• Цифровизация архива бумажных счетов в соответствии со всеми нормативными требованиями с целью освободить физическое пространство.
• Отображение цепочек внутренних процессов компании в цифровом ИТ-процессе, учет всех сценариев применения на этапе планирования.
• Достижение баланса между адаптацией внутренних процессов и адаптацией ПО.

Решение 

• Внедрение электронной системы документооборота с функцией обработки счетов с целью отказа от бумажных носителей.
• Любой поставщик может направить счет в цифровом виде на обычный адрес электронной почты. При этом ему не потребуется использовать определенный формат или изменять его в дальнейшем.
• Бумажные счета-фактуры, которые поступают по обычной почте, сканируются при помощи сканера и затем обрабатываются тем же способом, что и цифровые счета.

Преимущества

• С каждым годом физический архив счетов постепенно сокращается, а это значит, что через семь лет необходимость в отдельном пространстве для хранения бумажных документов исчезнет.
• Цифровизация значительно ускорила процесс обработки счетов и поиска необходимой информации.
• Все сотрудники имеют возможность обрабатывать счета из любой точки, при этом соблюдая все нормативные требования. Это значит, что при необходимости сотрудники могут работать из дома. 

Внедрение системы электронного документооборота в бэк-офисе розничной сети Виктория

Команда ИТ-решений Konica Minolta реализовала проект по внедрению Системы Электронного Документооборота Tessa в розничной сети Виктория. Перед командой внедрения стояла задача доработки и автоматизации договорного процесса.

Команда Konica Minolta изучила договорной процесс в компании. На основании полученных данных были предложены доработки существующего процесса. После оптимизации процесса использована система электронного документооборота. В системе реализовано несколько маршрутов визирования, сформированы правила распределения документов по маршрутам, настроены дополнительные функции запрета согласования, создания ДС на основании договора, уведомления об окончании срока действия документа. Использованы и настроены вспомогательные механизмы, необходимые для работы решения в промышленной эксплуатации. В сопровождении команды разработки проведено полное проектное сопровождение решения от начала до завершения проекта. В результате проекта система успешно введена в промышленную эксплуатацию. 

Задача

В группе компаний применялась общая система электронного документооборота. При реорганизации бизнеса компании были разделены. Договорные процессы в каждом из юридических лиц также подверглись изменениям. Реорганизация стала поводом улучшить процессы документооборота на предприятиях. При формировании новых требований к системе электронного документооборота приоритеты были отданы скорости работы системы и эффективности внутренних процессов. Была рассмотрена альтернативная система электронного документооборота с высоким быстродействием и отзывчивостью интерфейса.

Решение

• Подготовлено техническое задание на внедрение системы
• Доработаны карточки и процессы (этапы, доп. проверки, отправка на ознакомление), настроена ролевая модели, правила доступа, представлений
• Реализованы маршруты визирования: справочник, логика подстановки, конфликт визирования
• Реализован дополнительный функционал: запрет согласования с комментарием, создание ДС на основании договора, уведомление об окончании срока действия
• Внедрён механизм загрузки данных о карточках документа и файлах
• Внедрён механизм загрузки данных об истории согласования документа

Результаты проекта

• Оптимизированы процессы документооборота
• Скорость выполнения процессов согласования и обработки документов стала выше, относительно предыдущей реализации
• Потенциал дальнейшей интеграции решения со смежными ИС