Сервисы управленияпечатью 2025
Как трансформация рабочего места, автоматизация и безопасность влияют на решения клиентов
Сервисы управления печатью (MPS) продолжают развиваться как инструмент трансформации рабочего места, помогая организациям модернизировать печатную инфраструктуру — для сокращения затрат, повышения безопасности и поддержки гибридного формата работы.
Такая стратегическая перестройка избавляет компании от нагрузки по управлению и обслуживанию сложного парка печатающих устройств. В результате освобождаются ресурсы ИТ, чтобы фокусироваться на ключевых бизнес-задачах, и создаётся более эффективная, гибкая и экологичная модель работы.
MPS всё чаще выходят за рамки простого инструмента управления парком. Охватывая задачи цифровизации процессов и защиты информации, такие системы приносят дополнительную бизнес-ценность.
MPS как драйвер цифровой трансформации
MPS становится для компаний мостом между традиционными задачами печати и целями цифровой трансформации. Это фундаментальная идея: бизнес не отказывается от бумаги, а всё чаще рассматривает её как динамическую часть цифровых рабочих процессов.
Исследование Quocirca MPS 2025 показывает, что почти 60% организаций считают печать очень важной для бизнеса в 2026 году. Одновременно 66% IT-руководителей уверены, что MPS сыграют критически важную роль в проектах цифровой трансформации — этот показатель достигает 74% в США и 75% в Великобритании. Более того, возможности сканирования оказываются решающим фактором при выборе поставщика MPS (для 50% респондентов «очень важно»), достигая 68% в США и 61% в секторе бизнес- и профессиональных услуг. Это отражает растущее признание MPS как ключевого фактора цифровизации и принципиального шага к оптимизации бизнес-процессов и автоматизации рабочих процессов.
Экологическое воздействие больше не в приоритете
Примечательно, что в 2025 году основной задачей управления печатью стал контроль затрат (41%), достигший 46% в Великобритании. Организации с мультивендорным парком назвали основной проблемой обеспечение безопасности печати в условиях гибридной работы (42%) — против 32% у тех, кто работает с парком одного поставщика. Это показывает, что по мере роста сложности парка приоритет смещается от финансового контроля к смягчению серьёзных проблем безопасности и управления, вызванных распределенной и разнообразной средой.
Ещё одно ключевое наблюдение — снижение приоритета сокращения экологического воздействия (32%) до шестого места в списке проблем. Существенное отличие от прошлого года, когда этот показатель делил первое место с контролем затрат. Несмотря на то, что экологическая тема остаётся важной для бизнеса в Великобритании и Франции (37% и 39% соответственно), её значимость заметно снизилась в Германии и США (по 26% в каждом регионе), где теперь на первом месте стоит безопасность.
Это демонстрирует критическое изменение в приоритетах технологических инвестиций. Хотя устойчивость остаётся значимым фактором, геополитическая неопределённость и другие факторы вывели на первое место более насущные риски, такие как кибербезопасность, особенно на ключевых рынках США и Германии. Экологические преимущества должны преподноситься как важная составляющая широкого MPS-предложения, которое прежде всего решает первостепенные бизнес-задачи, связанные с безопасностью устройств и информации, устойчивостью операций и контролем затрат.
Основные драйверы MPS — качество сервиса и безопасность
Главными факторами при выборе MPS являются качество сервиса и безопасность: по 55% организаций отмечают их как «очень важные». На третьем месте — снижение затрат на расходные материалы (52%). Однако имеется заметный разрыв между ожиданиями и реальностью: только 44% респондентов считают, что их MPS «очень эффективно» улучшил качество сервиса, и лишь 41% сообщают об эффективности в снижении затрат на расходные материалы. Единственная область, где восприятие эффективности приближается к ожиданиям, — безопасность (50%). Между тем только 39% отмечают, что MPS эффективно снижает экологический след.
Очевидно, значительная часть рынка считает, что их MPS не удовлетворяет основным ожиданиям. Этот разрыв, особенно по ключевым драйверам бизнеса, угрожает доверию и лояльности клиентов. В целом 42% организаций очень удовлетворены своим поставщиком MPS (против 48% в 2024 г.). Как следствие, большинство (57%) готовы сменить поставщика при обновлении контрактов. Примерно одна из семи организаций (15%) однозначно планирует сменить поставщика — во Франции этот показатель снижен до 9%, а в США повышен до 21%.
IT- и кибербезопасность имеют первостепенное значение
Главными требованиями при выборе поставщика MPS остаются компетенции в области IT (32%), кибербезопасности (32%) и автоматизации рабочих процессов (25%). Организации в США и Германии больше остальных склонны ожидать IT-экспертизы (42% и 36% соответственно). В Великобритании высший приоритет отдают опыту в кибербезопасности (37%), а во Франции — репутации бренда (35%).
Заказчики рассчитывают получить партнёра по MPS, который сможет интегрировать услуги и решения в более широкие стратегии цифровой и IT-трансформации. Повышенная осведомлённость о защите данных, рисках нарушений и уязвимостях из-за гибридных условий делает экспертизу в IT и кибербезопасности критически важной — наряду с подтверждённым опытом поставки MPS для поддержки стратегических бизнес-результатов.
Ключевыевыводы
Рынок MPS продолжает эволюционировать в сторону комплексной трансформации рабочего места
Ведущие поставщики предлагают интегрированные платформы печати и оцифровки, их подходы базируются на данных для повышения безопасности и снижения воздействия на окружающую среду. Именно они находятся в лучшем положении для поддержки своих клиентов на этом пути. В отчёте дан детальный анализ ведущих и крупных игроков рынка. По оценке Quocirca 2025, Xerox, HP, Canon, Ricoh и Konica Minolta определены как лидеры, а Brother, Epson и Toshiba — как крупные игроки.
Влияние на экологию уступило место сокращению затрат как главной проблеме управления печатью
Контроль затрат — самая распространённая проблема (41%), безопасность печати рядом (38%). Затраты на локальные серверы печати и обучение пользователей безопасной работе с распечатанными документами занимают третье и четвёртое места (37% и 35% соответственно). Снижение экологического воздействия упало с общего первого места в 2024 году до шестого в 2025-м, что в значительной степени обусловлено изменениями в США (в 2024 г. это было в тройке приоритетов для 40%, а в 2025 г. — лишь 26%).
Интеграция рабочих процессов, сокращение объёмов печати и повышение безопасности — приоритеты технологий печати
Лучшие решения для интеграции процессов печати и сканирования (28%), снижение объёмов печати (26%) и решения по безопасности (25%) — топ-3 приоритетов в следующем году, с региональными вариациями. Французские IT-директора ставят в приоритет использование цифровых подписей и снижение объёмов печати (по 29%). Приоритеты изменились по сравнению с 2024 годом: безопасность теперь больше про защиту парка устройств, а не только документов; сокращение объёмов печати стало чуть более важным в 2025-м. Доля организаций, стремящихся полностью отказаться от серверов печати, слегка снизилась (с 14% в 2024 г. до 10% в 2025 г.), несмотря на то что 37% называют стоимость локальных серверов печати ключевой проблемой.
MPS всё чаще становится ключевым фактором цифровизации
Подавляющее большинство (89%) считают, что MPS либо очень (43%), либо достаточно (46%) важен для их усилий по цифровой трансформации; через два года этот показатель возрастает до 94% (66% — «очень важно»). Возможности сканирования стали единственным решающим аргументом при выборе внешнего поставщика MPS: 50% организаций считают их «очень важными», ещё 39% — «довольно важными». В США доля «очень важно» достигает 68%, а в секторе бизнес- и профессиональных услуг — 61%.
Ожидания от поставщиков MPS высоки
Клиенты придают большое значение потенциальным выгодам — все оценки выросли по сравнению с 2024 годом. Самые ожидаемые преимущества — повышение качества и надёжности сервиса и усиление безопасности (по 55% считают эти факторы «очень важными»). За ними следуют снижение затрат на расходные материалы (52%) и оборудование (50%), а также большая предсказуемость затрат в целом (49%). Важна также эффективность бизнес-процессов (49%).
Большинство планирует больше инвестировать в MPS, чтобы получить эти выгоды
В целом 71% респондентов ожидают роста инвестиций в MPS. Наиболее высокий уровень — в Великобритании (76%) и в финансовом секторе (76%). Более низкие уровни — во Франции (63%), в крупных организациях (66%), а также в бизнес- и профессиональных услугах и в государственном секторе (по 68%).
IT- и кибербезопасность — главные критерии выбора поставщика
Опыт в IT (32%) и кибербезопасность (32%) остаются основными областями оценки, хотя первый параметр снизился с 42% в 2024 году. Опыт в автоматизации рабочих процессов также упал с 31% до 25%. Навыки в сканировании/ оцифровке и опыт работы в AI (вопрос не входил в исследование 2024 года) теперь занимают четвёртое и пятое места (имея 24% и 23% соответственно, они попадают в топ-3).
Удовлетворённость поставщиками MPS слегка снизилась за год
Немногим более двух пятых (42%) сообщают о высоком уровне удовлетворённости поставщиком MPS, по сравнению с 48% в 2024 г. Однако это не привело к уменьшению лояльности: лишь 15% в исследовании 2025 г. однозначно планируют поиск нового поставщика и 42% могут это сделать, по сравнению с 26% и 39% в 2024 г. В Великобритании и США наблюдаются наиболее высокие показатели удовлетворённости и, как следствие, большая лояльность (только 51% и 53% соответственно рассматривают переход), тогда как в Германии наиболее вероятно, что организации будут искать нового поставщика (65%).
Рекомендациипокупателям
Покупателям стоит оценивать поставщиков MPS
А именно их способность предоставлять безопасные инновационные сервисы, которые поддерживают полный путь цифровой трансформации — через печать и цифровые рабочие процессы, обеспечивая согласованность сервисов и прозрачность на всех рабочих площадках.
Выбирайте поставщиков, для которых кибербезопасность в приоритете.
Помимо стандартной проверки соответствия сертификатам и аккредитациям, выясните, как поставщик защищает устройства от компрометации, чтобы гарантировать безопасность документов, сети и пользователей.
Оцените модели облачной безопасности и интеграцию управления доступом с решениями для защищённой печати и оцифровки.
Спросите о подходе к оценке безопасности и управлению инцидентами в случае утечки данных, связанной с печатью.
Кроме того, проверьте общие возможности сквозной информационной безопасности любого решения.
Помните, информация в вашей организации — это интеллектуальная собственность, обеспечивающая её ценность.
Убедитесь, что контракт MPS покрывает устройства во всех рабочих средах.
MPS должен давать возможность управлять и контролировать печать для всех сотрудников и локаций.
Ищите поставщиков, которые могут рекомендовать и поставлять устройства для домашнего офиса, мониторить использование и паттерны безопасности, обеспечивать интеграцию между домашней и офисной рабочими средами, включая защищённое управление печатью и пополнение расходных материалов.
Включение устройств в контракты MPS вместо того, чтобы покупать их по отдельности, снижает риски безопасности, вызванные неуправляемыми устройствами, которые приобретаются в ходе транзакции.
Также обратите внимание на способность покрывать удалённые среды (гостиницы, аэропорты, кафе), где сотрудники работают с конфиденциальными документами.
Наконец, убедитесь, что в печатную среду можно гибко включать подрядчиков, консультантов и другие внешние заинтересованные стороны на уровне прав доступа.
Создайте дорожную карту автоматизации рабочих процессов в рамках цифровой стратегии.
Выбирайте поставщиков, которые предоставляют последовательную дорожную карту цифровизации, куда интегрируется управление информацией и автоматизация процессов. Поставщики MPS находятся в выгодной позиции, чтобы связать печать и цифровую среду и оказать реальную помощь.
Рассмотрите возможность стандартизации оборудования МФУ, чтобы использовать преимущества фирменного и интегрированного оборудования, а также специализированного ПО в сфере управления информацией.
Оцените модульность услуги, гибкость подписки, прозрачность затрат.
Предложения MPS сильно различаются, особенно для малых и средних организаций, которым выгодны гибкие подписки, позволяющие адаптировать решение под меняющиеся потребности.
Ищите подписки, которые могут эволюционировать: базовый MPS для МСБ, с возможностью добавления облачных рабочих потоков, оцифровки, интеграции приложений и других сервисов по мере роста организации.
Используйте данные для непрерывного улучшения.
Убедитесь, что поставщик MPS предоставляет глубокую аналитику по использованию устройств в парке и извлекает ценную информацию, которая поможет увидеть новые возможности для автоматизации и минимизации ручных бумажных процессов.
