Главная страница Блог Аудит офисной печати: как снизить расходы на печать в компании на 25-30%

Аудит офисной печати: как снизить расходы на печать в компании на 25-30%

15 апреля 2026

Ксения Ганжа
руководитель отдела аутсорсинга печати

6 мин

Практически каждая компания хотя бы раз пыталась сократить расходы на печать: меняла поставщиков картриджей, убеждала сотрудников экономить бумагу, закупала современные принтеры.

Но результат почти всегда оказывался временным. Почему?

Потому что это точечные меры — без системного понимания, как устроена печатная инфраструктура и где на самом деле теряются деньги.

Аудит офисной печати — это первый шаг к реальной оптимизации. Он показывает слабые места в процессах и позволяет перейти к управляемой, прозрачной и экономичной модели печати.

Что такое аудит офисной печати и зачем он нужен бизнесу

Аудит офисной печати — это комплексный анализ всех процессов, связанных с выводом документов: от оборудования до поведения пользователей.

В рамках аудита печатной инфраструктуры анализируются три ключевых блока:

Парк оборудования

Сколько устройств реально используется, где они расположены, какова их загрузка, не устарели ли они.

Расходные материалы для печати

Какие картриджи закупаются, как часто, соответствуют ли объемы закупок реальным потребностям.

Процессы печати и использование бумаги

Кто, когда и сколько печатает, сколько документов теряется или утилизируется.

Почему печать становится «серой зоной» расходов

В большинстве компаний затраты на печать распределены по разным статьям:

закупка оргтехники,
расходные материалы,
сервис и ремонт,
время Ит-специалистов.

В итоге реальная стоимость печати в компании неизвестна.

По данным Quocirca:

72% компаний не ведут учет печати
90% ИТ-директоров не знают реальную стоимость отпечатка

При этом с печатью связана почти половина обращений в ИТ-отдел.

Обзор безопасности печати 2025. Аналитический отчет Quocirca

Три источника скрытых потерь в печати

Избыточная и неэффективная техника

Количество офисной техники имеет свойство увеличиваться, а ее набор часто становится удивительно разнообразным. Аудит офисной печати почти всегда выявляет две крайности:

устаревшие устройства, которые простаивают или требуют дорогостоящего ремонта;
перегруженные МФУ, работающие на износ.

Современное МФУ может заменить 3–4 устаревших аппарата, снизив энергопотребление на 30-40%.

Хаос в расходных материалах

Попытка сэкономить, покупая совместимые картриджи, зачастую дает обратный эффект:

меньший ресурс;
нестабильное качество;
рост поломок;
потерю гарантии на оборудование.

Аудит офисной печати позволяет сопоставить:

фактический ресурс картриджа с заявленным;
реальную стоимость отпечатка;
влияние расходников на износ техники

В результате анализа становится очевидным преимущество использования оригинальных расходников по сравнению c бесконечной закупкой дешевых аналогов.

Потери бумаги и неуправляемая печать

Экспресс-тест: посмотрите на мусорные корзины возле принтеров.
Типичная картина:

забытые распечатки;
испорченные копии;
личные документы;
цветная печать без необходимости.

До 15% всей бумаги уходит в мусор, не будучи использованной. При этом цветная печать может стоить в 5-7 раз дороже монохромной.

Что дает аудит на практике

Результат аудита офисной печати — дорожная карта оптимизации:

прозрачная структура затрат — вы видите реальную стоимость печати;
план модернизации — что заменить, убрать, добавить;
основа для регламента печати — двусторонняя печать, ограничение цвета, авторизация;
фундамент для перехода на покопийную модель — формат обслуживания офисной техники, при котором заказчик платит только за фактически напечатанные страницы. Зная реальные объемы, можно выбирать справедливую цену за копию.

Главное — аудит печати позволяет выявить точки нецелевого использования и сформировать основу для внедрения решений, которые эту возможность устранят. После грамотной диагностики и правильно принятых мер, компании сокращают расходы на печать в среднем на 25–30%. Это системный эффект, работающий годами. После аудита вам станет понятно: где с покопийной печатью вы сможете сэкономить, как она сделает данные защищенными, а использование техники — удобным.

Лучший момент для аудита — до того, как возникнут проблемы: выросли цены на печатное оборудование, сломалось наиболее загруженное МФУ, проверка показала неконтролируемый рост затрат. Но если этого еще не случилось — самое время начать сейчас.