Внедрение системы электронного документооборота в бэк-офисе розничной сети «Виктория»
Внедрение системы электронного документооборота в бэк-офисе розничной сети «Виктория»«Виктория» — российская частная сеть продовольственных магазинов, основанная в 1993 году в Калининграде.
ГК «Виктория» управляет розничными сетями различных форматов: супермаркет «Виктория», магазин у дома «Виктория-Квартал», магазины эконом-класса «Дешево» и cash&carry «КЭШ». Магазины расположены в Москве, Московской области, Калининграде и Калининградской области.
Сегодня магазины Группы компаний «Виктория» — это:
О проекте
Команда ИТ-решений Konica Minolta реализовала проект по внедрению системы электронного документооборота (СЭД) Tessa в розничной сети Виктория. Перед командой внедрения стояла задача доработкии автоматизации договорного процесса.
Команда Konica Minolta изучила действующий договорной процесс в компании. На основании полученных данных были предложены доработки существующего процесса. После оптимизации процесса в компании перешли к использованию СЭД.
Селиванов Павел Валерьевич
Директор по информационным технологиям компании ООО «Виктория Балтия»
Какую проблему решали?
В группе компаний применялась общая СЭД. При реорганизации бизнеса компании «Виктория» и «Дикси» были разделены. Договорные процессы в каждом из юридических лиц также подверглись изменениям. Реорганизация стала поводом улучшить процессы документооборота на предприятиях. При формировании новых требований к СЭД приоритеты были отданы скорости работы системы и эффективности внутренних процессов. Была рассмотрена альтернативная СЭД с высоким быстродействием и отзывчивостью интерфейса.
Как работает решение?
В системе реализовано несколько маршрутов визирования, сформированы правила распределения документов по маршрутам, настроены дополнительные функции запрета согласования, создания дополнительных соглашений на основании договора, уведомления об окончании срока действия документа. Использованы и настроены вспомогательные механизмы, необходимые для работы решения в промышленной эксплуатации. С командой разработки проведено полное проектное сопровождение решения от начала до завершения
проекта. В результате проекта система успешно введена в промышленную эксплуатацию.
Задачи
- Разделение договорных потоков сетей «Виктория» и «Дикси»
- Оптимизация процессов документооборота
- Повышение скорости работы системы и эффективности внутренних процессов
Решение
- Подготовлено техническое задание на внедрение системы
- Доработаны карточки и процессы (этапы, дополнительные проверки, отправка на ознакомление), построена ролевая модель, сформированы правила доступа, настроены представления пользовательского интерфейса
- Реализованы маршруты визирования: справочник, логика подстановки, конфликт визирования
- Реализован дополнительный функционал: запрет согласования с комментарием, создание дополнительных соглашений на основании договора, уведомление об окончании срока действия
- Внедрён механизм загрузки данных о карточках документа и файлах
- Внедрён механизм загрузки данных об истории согласования документа
Результаты
- Оптимизированы процессы документооборота
- Скорость выполнения процессов согласования и обработки документов стала выше, относительно предыдущей реализации
- Есть потенциал дальнейшей интеграции решения со смежными ИС