Вы уверены, что управляете печатью своей организации?

Казалось бы, расходы на печать — мелочь на фоне общих затрат бизнеса. Но если задаться простым вопросом: сколько мы потратили по этой статье расходов в прошлом году? — ответ почти наверняка вызовет затруднения. Счета за расходники, акты на обслуживание оборудования, отчеты от поставщиков и трудозатраты IT-отдела — все это разбросано по разным статьям бюджета организации и в единую картину не собирается.

А ведь именно видимость процессов дает ключ к управлению, планированию и снижению расходов.

Невидимые расходы

Печать выглядит незначительной строкой бюджета, пока не начинаешь считать. На поверхности — бумага и тонер, но еще есть сервис и ремонт, время IT-специалистов, электроэнергия в конце концов. Плюс сотрудник случайно распечатал отчет в двух экземплярах. А другой запустил печать в цвете для черновых служебных бумаг. Добавим сюда личные файлы и презентации «для школы» и примем как факт: печатные расходы плохо контролируются, а в немалой части просто уходят в никуда. И часто оптимизация всех этих устоявшихся процессов и привычек в компании способствует сокращению расходов на печать до 30%.

По данным свежих отчетов международной исследовательской компании Quocirca, 72% компаний не ведут учет печатных заданий, 90% IT-директоров не знают расходов на печать. При этом половина обращений в техотдел связана именно с печатной инфраструктурой. Но без централизованного контроля затраты сложно даже оценить, а управлять ими тем более невозможно. К тому же создаются проблемы безопасности, о которых мы писали ранее.

Сервисы управления печатью: как это работает

Современные сервисы управления печатью решают именно эту задачу: они собирают все данные о печати, делая их прозрачными и понятными. Вы видите, кто и что печатает, сколько расходников уходит за неделю и месяц, какие принтеры загружены, а какие простаивают. У вас появляется не просто мониторинг для отчетности, но экспертный инструмент для оптимизации процессов и расходов. 

Такие решения автоматизируют целый комплекс задач: 

• Отслеживание и журналирование заданий на печать
  Система собирает данные об объеме печати со всех устройств в реальном времени через защищенные каналы связи, формирует архив заданий и создает детальную аналитику. Вы можете видеть не только текущее состояние, но и анализировать исторические данные, чтобы выявлять тренды и аномалии.
   
• Аутентификация и отслеживание затрат
  Позволяет закрепить каждое задание на печать за конкретным пользователем или отделом. Появляется возможность формировать детализированные отчеты по подразделениям, проектам, cost-центрам. Безопасная печать с авторизацией по карте или пин-коду исключает ситуации, когда конфиденциальные документы остаются в лотке принтера.
   
• Печать по правилам, квоты и бюджетирование
  Это уже элемент активного управления. Система автоматически меняет ненужную цветную печать на черно-белую, ограничивает личную печать, устанавливает лимиты по подразделениям. Правила работают незаметно для пользователей, но экономят значительные средства. Квоты помогают обнаружить нецелевую печать, а политики печати снижают затраты без административного давления.

Используя эти инструменты, компании экономят за счет оптимизации процессов, устранения избыточных расходов и осознанного планирования.

Практический эффект: планирование и экономия

Удаленный мониторинг принтеров в 2-3 раза снижает время простоя техники. Отслеживая данные счетчиков отпечатков, ресурс деталей и журналы ошибок, система заранее предупреждает о необходимости обслуживания. Планирование закупок и учет складских остатков становятся эффективнее, а обслуживание превращается из реактивного в проактивное. 

Вот кейс нашего клиента для примера. Тратя на печать 11 млн рублей в год, компания столкнулась с проблемами: избыточный парк техники (222 устройства используются на 21%), частые поломки из-за дешевых совместимых расходников (техника вырабатывает ресурс только на 31%), претензии к качеству сервиса. После внедрения системы управления парк сократили до 49 устройств — с эффективностью использования 60%. Переход на оригинальные картриджи и покопийное обслуживание обеспечил бесперебойный процесс со стабильным качеством. Результат — прямая экономия 2,6 млн рублей ежегодно, а также снижение нагрузки на IT-отдел и оптимизация затрат на сервис.

Решения для российского рынка

Сегодня на рынке доступны системы управления печатью, адаптированные под требования российских компаний. 

Printum — российский сервис на базе Linux. Решение входит в реестр отечественного ПО, помогая выполнять задачи импортозамещения — ключевое преимущество для госорганизаций и компаний с повышенными требованиями к ИТ-безопасности. Особенность Printum — гибкое лицензирование и возможность размещения как в облаке, так и на сервере заказчика. 

Watchdoc — представленное в России зарубежное решение для управления печатью с более чем 20-летней историей, работающее в среде Windows. Система имеет свыше 2 млн пользователей по всему миру, в 2024 году получила престижную международную премию от Keypoint Intelligence. Watchdoc отличается широкими возможностями интеграции с корпоративной инфраструктурой и развитыми инструментами аналитики. 

Все решения предоставляют полный набор функций для мониторинга, контроля и оптимизации печатных процессов. Без ограничений для мультивендорной среды: из единого интерфейса можно управлять всем парком принтеров, в том числе разных производителей. Какой продукт выбрать, зависит от особенностей IT-инфраструктуры и требований к программному обеспечению. 

Сервисы управления печатью дают компаниям инструмент стратегического управления корпоративной инфраструктурой. Вы сможете видеть цельную картину — а значит, прогнозировать затраты, поддерживать безопасность данных, снизить нагрузку на ИТ-службы. И как результат, сделаете процессы печати предсказуемыми и эффективными.