16 минСовременная корпоративная печать — это сложная экосистема, от которой напрямую зависят внутренние процессы компании. Настройка принтеров и МФУ является важной составляющей производительности офисных работников, а в крупной компании таких устройств могут быть десятки и даже сотни. Их обслуживание обычно берет на себя ИТ-отдел, у которого сегодня огромный вал задач и катастрофическая нехватка времени. Как итог – техника зависает, важные документы теряются, служба ИТ регулярно отвлекается на настройку, общая продуктивность офиса падает.
Переход на аутсорсинг офисной печати, иначе говоря Managed Print Services (MPS), помогает бизнесу выстроить бесперебойный документооборот и оптимизировать затраты. Разбираемся, как устроен сервис и какие результаты дает его внедрение.
Что такое управление печатью и почему оно стало задачей бизнеса?
В любой крупной компании ежедневно создаются сотни документов — от клиентских договоров до внутренних отчетов. Если рассматривать этот процесс поверхностно, он кажется элементарным: нажать кнопку «Печать» и забрать листы из лотка. Но с точки зрения корпоративной ИТ-инфраструктуры, за этим действием скрывается массивный пласт работы.
- Управление сервером печати — централизованная настройка драйверов, контроль сетевых очередей, а также распределение цифровых нагрузок на оборудование, чтобы даже тяжелые файлы не зависали в памяти устройств.
- Гибкая настройка прав доступа и внедрение политик печати, например ограничение цветного вывода для тех отделов, где он не нужен.
- Перенаправление больших объемов работы с мелких настольных принтеров на производительный парк МФУ, чтобы снизить себестоимость каждого отпечатка.
- Постоянный анализ данных, который фиксирует, где ресурсы расходуются нецелевым образом и какие департаменты перегружают технику или, наоборот, используют ее редко.
Пока инфраструктура печати живет сама по себе, многие процессы будут хаотичными и непредсказуемыми. Именно поэтому управление офисной печатью стало важной стратегической задачей. Только системный подход позволяет ИТ-директору освободить ресурсы команды, а финансовому — сделать бюджеты прозрачными.
Почему компании переходят на аутсорсинг печати
Самостоятельное обслуживание печатной техники, особенно если в компании больше сотни сотрудников и офисы находятся в разных городах, — это всегда головная боль. Вот несколько проблем, которые может решить аутсорсинг офисной печати:
- Непредсказуемые расходы
Руководство не видит, сколько денег на самом деле уходит в пустоту. Снабжение закупает тонны картриджей впрок на склад, где они лежат мертвым грузом, сотрудники бесконечно печатают личные документы, в том числе и в цвете, а счета за случайные ремонты от разных сервисных компаний приходят каждый месяц и ломают финансовое планирование.
- Высокая нагрузка на ИТ-службу
Вместо того чтобы развивать цифровые сервисы бизнеса, защищать сеть от хакеров или настраивать CRM, ИТ-специалисты тратят время на рутинное обслуживание печати и замену расходных материалов. Они регулярно вынуждены бросать свои задачи из-за звонков в стиле «принтер зажевал бумагу» или «МФУ полосит». Обслуживание и администрирование одного принтера занимает, в среднем, 3,5 часа в месяц. Таких устройств в корпоративной сети десятки, если не сотни. Ситуацию усугубляет зоопарк принтеров, когда устройства разных производителей требуют уникальных драйверов, используют несовместимые утилиты мониторинга и провоцируют конфликты ПО, что превращает их интеграцию в единую ИТ-инфраструктуру в настоящий кошмар.
- Внезапные простои
Типичная ситуация: в самый ответственный момент, например, когда нужно распечатать договор для клиента, в принтере заканчивается тонер или ломается копеечная деталь. Выясняется, что запаса на складе нет, а сервисный инженер занят на другом объекте. Работа стоит, сотрудники бегают с флешками по соседним отделам.
- Утечки данных через забытые в печатной зоне бумаги
Через принтер в коридоре проходит конфиденциальная информация. Кто-то отправил на печать приказ о сокращении штата, ведомость по зарплатам или финансовый отчет и забыл забрать листы. В итоге важные документы часами лежат в открытом лотке, где посторонние могут их прочитать и даже сфотографировать.
Чтобы навсегда закрыть эти боли, компании и нанимают единого подрядчика. Переходя на аутсорсинг печати, бизнес получает комплексное решение из трех элементов: эффективное производительное оборудование, умный софт для контроля процессов и полное сервисное обслуживание с проактивным мониторингом. Всю рутину, от закупки тонеров до ремонта, исполнитель берет на себя и гарантирует стабильную работу офиса за фиксированную стоимость.
Для обозначения услуги управления печатью (или аутсорсинга), в международной практике используют два термина — MPS (Managed Print Services) и OPS (Optimized Print Services). MPS чаще применяется как общее название сервиса, а OPS — это фирменный подход Konica Minolta. Он делает упор на глубокий аудит документооборота, бесшовную интеграцию печати в ИТ-инфраструктуру компании и постоянную адаптацию системы под меняющиеся задачи бизнеса.
С чего начинается внедрение аутсорсинга печати
Переход на сервис управления печатью никогда не происходит вслепую — невозможно оптимизировать то, что нельзя измерить. Запуск проекта начинается с аудита печатной инфраструктуры. На этом этапе эксперты собирают детальные данные о текущем состоянии дел в компании: от точного количества и возраста всех устройств до реальных объемов ежемесячной печати и расходов на содержание парка МФУ. Такой срез позволяет увидеть скрытые издержки, неэффективно используемую технику и уязвимые места в безопасности.
На основе собранной информации подрядчик разрабатывает индивидуальную стратегию оптимизации печати, и клиент наглядно видит, как изменятся процессы и за счет чего он сможет сэкономить.
Какие результаты бизнес получает после внедрения аутсорсинга печати
Главный итог проекта — это порядок в процессах и прогнозируемая финансовая выгода. Когда печатью занимаются профессионалы, бизнес получает конкретные результаты.
- Расходы на печать снижаются, в среднем, на 30%
Провайдер убирает лишние принтеры и переводит компанию на понятную покопийную оплату. Больше не нужно замораживать капитальные бюджеты (CAPEX) на покупку МФУ или забивать склад картриджами впрок. Все затраты превращаются в прогнозируемые операционные расходы (OPEX) — компания платит только за реальные отпечатки и может планировать бюджет на месяцы вперед.
- ИТ-служба освобождается от рутинной нагрузки
Штатные сотрудники не тратят время на бесконечную замену картриджей и мелкий ремонт принтеров. Все задачи — от регулярного техобслуживания до содержания склада запчастей — лежат на партнере в рамках договора SLA (Service Level Agreement — соглашение об уровне сервиса). ИТ-отдел может полностью сосредоточиться на развитии других важных для бизнеса проектах.
- Процессы становятся надежными и непрерывными
Принтеры в офисе не будут стоять без дела. Система своевременно предупредит