16 минСовременная корпоративная печать — это сложная экосистема, от которой напрямую зависят внутренние процессы компании. Настройка принтеров и МФУ является важной составляющей производительности офисных работников, а в крупной компании таких устройств могут быть десятки и даже сотни. Их обслуживание обычно берет на себя ИТ-отдел, у которого сегодня огромный вал задач и катастрофическая нехватка времени. Как итог – техника зависает, важные документы теряются, служба ИТ регулярно отвлекается на настройку, общая продуктивность офиса падает.
Переход на аутсорсинг офисной печати, иначе говоря Managed Print Services (MPS), помогает бизнесу выстроить бесперебойный документооборот и оптимизировать затраты. Разбираемся, как устроен сервис и какие результаты дает его внедрение.
Что такое управление печатью и почему оно стало задачей бизнеса?
В любой крупной компании ежедневно создаются сотни документов — от клиентских договоров до внутренних отчетов. Если рассматривать этот процесс поверхностно, он кажется элементарным: нажать кнопку «Печать» и забрать листы из лотка. Но с точки зрения корпоративной ИТ-инфраструктуры, за этим действием скрывается массивный пласт работы.
- Управление сервером печати — централизованная настройка драйверов, контроль сетевых очередей, а также распределение цифровых нагрузок на оборудование, чтобы даже тяжелые файлы не зависали в памяти устройств.
- Гибкая настройка прав доступа и внедрение политик печати, например ограничение цветного вывода для тех отделов, где он не нужен.
- Перенаправление больших объемов работы с мелких настольных принтеров на производительный парк МФУ, чтобы снизить себестоимость каждого отпечатка.
- Постоянный анализ данных, который фиксирует, где ресурсы расходуются нецелевым образом и какие департаменты перегружают технику или, наоборот, используют ее редко.
Пока инфраструктура печати живет сама по себе, многие процессы будут хаотичными и непредсказуемыми. Именно поэтому управление офисной печатью стало важной стратегической задачей. Только системный подход позволяет ИТ-директору освободить ресурсы команды, а финансовому — сделать бюджеты прозрачными.
Почему компании переходят на аутсорсинг печати
Самостоятельное обслуживание печатной техники, особенно если в компании больше сотни сотрудников и офисы находятся в разных городах, — это всегда головная боль. Вот несколько проблем, которые может решить аутсорсинг офисной печати:
- Непредсказуемые расходы
Руководство не видит, сколько денег на самом деле уходит в пустоту. Снабжение закупает тонны картриджей впрок на склад, где они лежат мертвым грузом, сотрудники бесконечно печатают личные документы, в том числе и в цвете, а счета за случайные ремонты от разных сервисных компаний приходят каждый месяц и ломают финансовое планирование.
- Высокая нагрузка на ИТ-службу
Вместо того чтобы развивать цифровые сервисы бизнеса, защищать сеть от хакеров или настраивать CRM, ИТ-специалисты тратят время на рутинное обслуживание печати и замену расходных материалов. Они регулярно вынуждены бросать свои задачи из-за звонков в стиле «принтер зажевал бумагу» или «МФУ полосит». Обслуживание и администрирование одного принтера занимает, в среднем, 3,5 часа в месяц. Таких устройств в корпоративной сети десятки, если не сотни. Ситуацию усугубляет зоопарк принтеров, когда устройства разных производителей требуют уникальных драйверов, используют несовместимые утилиты мониторинга и провоцируют конфликты ПО, что превращает их интеграцию в единую ИТ-инфраструктуру в настоящий кошмар.
- Внезапные простои
Типичная ситуация: в самый ответственный момент, например, когда нужно распечатать договор для клиента, в принтере заканчивается тонер или ломается копеечная деталь. Выясняется, что запаса на складе нет, а сервисный инженер занят на другом объекте. Работа стоит, сотрудники бегают с флешками по соседним отделам.
- Утечки данных через забытые в печатной зоне бумаги
Через принтер в коридоре проходит конфиденциальная информация. Кто-то отправил на печать приказ о сокращении штата, ведомость по зарплатам или финансовый отчет и забыл забрать листы. В итоге важные документы часами лежат в открытом лотке, где посторонние могут их прочитать и даже сфотографировать.
Чтобы навсегда закрыть эти боли, компании и нанимают единого подрядчика. Переходя на аутсорсинг печати, бизнес получает комплексное решение из трех элементов: эффективное производительное оборудование, умный софт для контроля процессов и полное сервисное обслуживание с проактивным мониторингом. Всю рутину, от закупки тонеров до ремонта, исполнитель берет на себя и гарантирует стабильную работу офиса за фиксированную стоимость.
Для обозначения услуги управления печатью (или аутсорсинга), в международной практике используют два термина — MPS (Managed Print Services) и OPS (Optimized Print Services). MPS чаще применяется как общее название сервиса, а OPS — это фирменный подход Konica Minolta. Он делает упор на глубокий аудит документооборота, бесшовную интеграцию печати в ИТ-инфраструктуру компании и постоянную адаптацию системы под меняющиеся задачи бизнеса.
С чего начинается внедрение аутсорсинга печати
Переход на сервис управления печатью никогда не происходит вслепую — невозможно оптимизировать то, что нельзя измерить. Запуск проекта начинается с аудита печатной инфраструктуры. На этом этапе эксперты собирают детальные данные о текущем состоянии дел в компании: от точного количества и возраста всех устройств до реальных объемов ежемесячной печати и расходов на содержание парка МФУ. Такой срез позволяет увидеть скрытые издержки, неэффективно используемую технику и уязвимые места в безопасности.
На основе собранной информации подрядчик разрабатывает индивидуальную стратегию оптимизации печати, и клиент наглядно видит, как изменятся процессы и за счет чего он сможет сэкономить.
Какие результаты бизнес получает после внедрения аутсорсинга печати
Главный итог проекта — это порядок в процессах и прогнозируемая финансовая выгода. Когда печатью занимаются профессионалы, бизнес получает конкретные результаты.
- Расходы на печать снижаются, в среднем, на 30%
Провайдер убирает лишние принтеры и переводит компанию на понятную покопийную оплату. Больше не нужно замораживать капитальные бюджеты (CAPEX) на покупку МФУ или забивать склад картриджами впрок. Все затраты превращаются в прогнозируемые операционные расходы (OPEX) — компания платит только за реальные отпечатки и может планировать бюджет на месяцы вперед.
- ИТ-служба освобождается от рутинной нагрузки
Штатные сотрудники не тратят время на бесконечную замену картриджей и мелкий ремонт принтеров. Все задачи — от регулярного техобслуживания до содержания склада запчастей — лежат на партнере в рамках договора SLA (Service Level Agreement — соглашение об уровне сервиса). ИТ-отдел может полностью сосредоточиться на развитии других важных для бизнеса проектах.
- Процессы становятся надежными и непрерывными
Принтеры в офисе не будут стоять без дела. Система своевременно предупредит о том, что пора заменить деталь или тонер, а инженеры проведут обслуживание до того, как что-то сломается. Если же возникнет серьезная неполадка, подрядчик оперативно произведет ремонт, поэтому важный для компании документооборот защищен от внезапных пауз.
- Повышается уровень безопасности печати
Принтер не распечатает документ, пока сотрудник не подойдет к устройству лично и не приложит индивидуальную карту доступа. Исключается сама возможность того, что конфиденциальные документы останутся лежать в лотке. Сквозной учет сохраняет историю всех действий: всегда можно посмотреть, кто, когда и какой файл распечатал или отсканировал. Это помогает вовремя заметить подозрительную активность и защитить компанию от утечки данных.
- Бизнес получает полную прозрачность и аналитику для оптимизации процессов
Руководство и ИТ-директор больше не действуют вслепую. Инструменты мониторинга собирают детальную статистику по каждому устройству и сотруднику. Становится ясно, как распределяется нагрузка на инфраструктуру, где объемы печати необоснованно завышены, а какая техника простаивает. Эти данные позволяют принимать взвешенные управленческие решения, вовремя корректировать внутренние правила и планировать модернизацию на основе реальных цифр, а не догадок.
Разберем на примере реального кейса Konica Minolta
К нам обратился крупный разработчик решений по цифровой навигации. В головном офисе и филиалах у него скопились 159 принтеров разных брендов разных лет выпуска с разными ПО. Мы провели полный аудит, после чего внедрили единые правила безопасной печати и заменили огромное количество принтеров на 21 умное МФУ. Эти устройства полностью закрыли потребности сотрудников. В результате парк техники сократился на 87%, а чистая экономия бюджета на печать составила почти 30%, что сберегло бизнесу более 4,6 миллиона рублей за последующие 5 лет.
На что обратить внимание при выборе поставщика услуг аутсорсинга печати
Оценивайте потенциального подрядчика по пяти критериям:
- Прозрачная экономика и гибкий контракт
Убедитесь, что вам предлагают честную покопийную модель, где вы платите строго за фактические отпечатки. В договоре не должно быть скрытых платежей, минимальных чеков или абонентской платы за воздух. Добросовестный провайдер дает понятную отчетность по затратам и предлагает разные варианты владения техникой: от прямой покупки до аренды и лизинга на несколько лет.
- Продвинутые инструменты управления и мониторинга
Профессиональное управление устройствами печати невозможно без специализированного софта. Узнайте, сумеет ли партнер настроить централизованный контроль печати и расходов по всем вашим филиалам. Отлично, если система способна гибко настраивать управление пользователями печати, внедрять правила для разных отделов и собирать детальную аналитику, чтобы вы точно знали, куда уходит каждый рубль.
- Жесткие гарантии сервиса и SLA
Внимательно читайте соглашение об уровне сервиса. Надежный провайдер гарантирует регламентированное ТО по стандартам производителя и не ограничивает количество выездов сертифицированных инженеров. Важнейший маркер уверенности — наличие у партнера собственного подменного парка техники и склада оригинальных расходников и запчастей на несколько месяцев вперед. Это обеспечивает высокий uptime (время бесперебойной работы) оборудования, установленного в вашем офисе.
- Высокий уровень безопасности и бесшовная интеграция
Убедитесь, что софт поддерживает авторизацию пользователей по картам или PIN-кодам, шифрование данных, безопасную печать и ведение логов. Кроме того, система должна легко интегрироваться в вашу текущую ИТ-инфраструктуру — подтягивать пользователей из LDAP и отправлять уведомления админам.
- Проактивное управление сервисом
Отношения не заканчиваются на подписании договора. Хороший подрядчик выделяет под проект персонального сервис-менеджера, регулярно присылает понятные отчеты, проводит аудит и дает рекомендации по дальнейшей оптимизации печатной среды, если ваши бизнес-задачи изменились.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли передать на аутсорсинг парк устройств разных производителей?
Переход на аутсорсинг не всегда требует мгновенной и полной замены техники. Услуги управления печатью (MPS) можно внедрять поэтапно. Например, программная часть, а именно система управления печатью, бесшовно разворачивается на базе уже существующего парка оборудования любых производителей при условии, что техника не слишком устарела и поддерживает современные печатные стандарты.
Что касается сервисного обслуживания, поставки расходных материалов и ремонта под ключ, то очевидно, что именно вендор обладает наибольшей экспертизой в своем оборудовании. Это позволяет гарантировать максимальную надежность, и предсказуемую стоимость отпечатка.
Какие показатели оцениваются во время аудита печатной инфраструктуры?
Эксперты собирают полный цифровой след печати: точное количество и возраст всех устройств, их фактическое расположение в офисе (чтобы оценить удобство доступа сотрудников и оптимизировать общую численность техники), реальный объем напечатанных страниц по каждому отделу, долю цветных и односторонних документов, а также расходы на картриджи и ремонты. Дополнительно проверяются уязвимости в ИТ-сети и то, как сотрудники работают с конфиденциальными файлами.
Подходит ли аутсорсинг печати для компаний с филиалами в разных городах?
Да, и для распределенных компаний это самый выгодный сценарий. Сетевой сервис позволяет развернуть централизованное управление печатью. Руководство в Москве будет видеть расходы и логи каждого филиала (например, во Владивостоке или Новосибирске) в одном окне, а обслуживать технику на местах будут локальные сертифицированные инженеры по единому договору SLA.
Как рассчитывается экономический эффект от внедрения аутсорсинга печати?
Аналитики сравнивают ваши текущие расходы (TCO) со стоимостью контракта на аутсорсинг. Из общей суммы прошлых затрат, куда входят закупки техники, картриджей, бумаги, ремонты и рабочее время сисадминов, вычитается новая фиксированная стоимость отпечатка, умноженная на фактический объем страниц. Разница и есть чистая экономия бизнеса, которая обычно составляет около 30%.
Чем аутсорсинг печати отличается от сервисного обслуживания офисной техники?
Обычный сервис работает реактивно: «принтер сломался — вы вызвали инженера — он приехал, починил и вам выставили счет». Аутсорсинг печати (MPS/OPS) — это проактивная бизнес-модель. Вы вообще не думаете о ремонтах и деталях. Партнер сам следит за техникой через софт, привозит картриджи до того, как они закончатся, производит плановые ТО и отвечает за то, чтобы офис печатал без простоев, а вы платите только за фактические отпечатки.
Все статьи автора 
Задать вопрос специалисту