Как снизить расходы на печать в компании без ущерба для бизнес-процессов

По данным аналитических исследований компании Quocirca, контроль затрат на офисные нужды остается одним из главных вызовов для ИТ-директоров, наряду с обеспечением информационной безопасности. При этом попытка оценить стоимость печати по счетам за бумагу и картриджи дает обманчивую картину.

Расходы на печать документов — это совокупная стоимость владения (TCO — Total Cost of Ownership) всей печатной инфраструктурой. Чтобы увидеть корректные цифры, затраты необходимо разделить на две принципиально разные категории: очевидные и скрытые.

Прямые затраты

Это базовые расходы, которые лежат на поверхности и отслеживаются по счетам от поставщиков.

• Закупка техники — первоначальные инвестиции в принтеры, МФУ и копиры, а также их последующая амортизация.
• Расходные материалы — покупка новых оригинальных или совместимых картриджей, тонера, фотобарабанов и других ресурсных деталей, требующих регулярной замены.
• Бумага — объем ее закупки напрямую зависит от интенсивности документооборота в подразделениях.
• Обслуживание оборудования — плановый сервис (чистка, замена роликов захвата) и оплата срочного ремонта при поломках.

Скрытые эксплуатационные расходы

Эти затраты редко связывают напрямую с принтерами, но именно они отнимают значительную часть бюджета.

• Время ИТ-службы
  Вместо решения приоритетных для бизнеса задач штатные ИТ-специалисты тратят значительное время на извлечение замятой бумаги, настройку устройств и подключение пользователей к сети. В масштабах года это десятки рабочих часов высокооплачиваемых специалистов.
   
• Электроэнергия
  Если оборудование настроено некорректно, регулярные ненужные «пробуждения» и постоянный прогрев модуля печати приводят к перерасходу электричества. Интеллектуальные алгоритмы питания позволяют МФУ потреблять минимум энергии в часы простоя, не тратить лишние ресурсы на частые перезапуски и мгновенно выходить из глубокого сна при появлении реальной задачи.
   
• Простой бизнес-процессов
  Если в бухгалтерии в разгар отчетного периода ломается единственный принтер, тормозится работа всего отдела. Убытки от сорванной сделки или не отправленных вовремя документов могут в разы превысить стоимость самого ремонта.
   
• Логистика и хранение
  Сюда относятся затраты на доставку расходников, поиск поставщиков, а также содержание площади под склад, где мертвым грузом лежат коробки с бумагой и картриджами «про запас» для моделей, которые давно пора списать.

Главная причина переплат — отсутствие прозрачности и контроля печати. Во многих компаниях печатная инфраструктура живет своей жизнью: сотрудники пользуются техникой без ограничений, а счета за бумагу и картриджи оплачиваются по факту их поступления, без глубокого анализа. Если бизнес не видит реальную картину, любые попытки сократить затраты дают лишь точечный и трудноизмеримый эффект. 

Разберем основные факторы, из-за которых бюджет на печать незаметно утекает сквозь пальцы.

• Отсутствие учета и аналитики
  Без специализированных систем мониторинга печати руководство не знает, сколько страниц в месяц выдает конкретный отдел и какие типы документов отправляются на принтер. Любой сотрудник может распечатать сотни страниц личных документов, учебные материалы, детские рефераты или целую книгу в цветном варианте. Без персональной ответственности ресурс воспринимается как бесплатный.
   
• Избыточный парк техники
  Модель «по принтеру на каждый стол» зачастую экономически неоправданна. Настольные устройства дешевы при покупке, но дороги в обслуживании, а стоимость одного отпечатка на них ощутимо выше, чем на крупном МФУ. Кроме того, такой зоопарк техники вынуждает держать на складе десятки разных видов картриджей.
   
• Неравномерная загрузка техники
  В одном отделе принтер работает на износ, постоянно ломается и требует дорогостоящего ремонта, а в соседнем — неделями простаивает без дела, но на него все равно уходят средства (как минимум на амортизацию и профилактику). Необходима балансировка нагрузки.
   
• Бесконтрольная цветная печать
  Стоимость цветного отпечатка в среднем в 5–10 раз выше черно-белого. При отсутствии программных ограничений сотрудники щедро распечатывают в цвете внутренние черновики, письма с большими яркими логотипами, личные бумаги.
   
• Отсутствие единых правил и политик печати
  Мало кто из сотрудников задумывается о сокращении расходов. Если в компании по умолчанию не настроена двусторонняя печать, не внедрены правила перенаправления больших заданий на производительные МФУ и не используется экономичный режим, переплата за бумагу и тонер может достигать 30%.
   
• Забытые документы
  Знакомая картина для любого офиса: лоток принтера забит стопкой распечатанных, но невостребованных документов. Люди отправляют файлы на печать, отвлекаются на звонок, забывают, а потом отправляют заново. В итоге деньги компании уходят напрямую в шредер.

Самый простой и одновременно самый неудачный путь оптимизации печати — ввести жесткие ограничения. Например, запереть бумагу в шкафу и выдавать ее сотрудникам строго под подпись. Или хаотично убрать половину принтеров из отделов, заставив менеджеров и дизайнеров по несколько раз в день бегать на другой этаж за документами. Такие решения могут, наоборот, нарушить всю структуру корпоративного документооборота.

Оптимизация печати — это в первую очередь управленческая задача. Существуют комплексные решения, которые сделают инфраструктуру прозрачной и эффективной.

• Реорганизация парка техники и перераспределение нагрузки
  Первый шаг — анализ того, как используется техника. Часто в офисах образуется сложная мультивендорная среда, состоящая из десятков моделей разных брендов. Грамотное решение — заменить локальные устройства на мощные сетевые МФУ в общих зонах. Оценив коэффициент загрузки устройств и п