12 минПо статистике 72% компаний не знают своих реальных расходов на корпоративную печать, а 90% не мониторят процессы отправки документов на МФУ. При этом каждый четвертый распечатанный лист так и остается не востребованным.
Единственный выход — сделать печать прозрачной и контролируемой частью ИТ-инфраструктуры. В статье расскажем, как устроена профессиональная система контроля печати документов и какие задачи она решает на уровне процессов, безопасности и экономики компании.
Почему компания теряет контроль над корпоративной печатью
Потери контроля над печатью в организации происходят сразу по нескольким направлениям:
Отсутствие единых регламентов и стандартов
Когда в компании нет автоматизированных правил, каждый сотрудник печатает так, как ему удобно. В результате письма из почты и черновики распечатываются в полноцветном режиме и без использования двусторонней печати.
Неограниченная цветная печать
Цветной отпечаток стоит в 3–5 раз дороже черно-белого. Без разграничения прав на цветных МФУ тиражируются личные фото и полноцветные презентации для внутреннего использования.
Нецелевое использование техники
Без персональной авторизации офисный принтер воспринимается как бесплатный ресурс. Сотрудники распечатывают учебные материалы для детей, книги, билеты и личные документы крупными тиражами.
Отсутствие контроля доступа и риски ИБ
Если контроль печати на принтерах не настроен и на устройстве нет аутентификации — невозможно отследить, кто именно напечатал конфиденциальный документ. В итоге приказы о премировании, клиентские базы или финансовая отчетность становятся доступными любому сотруднику.
Перегрузка IT-службы
До 50% обращений в техническую поддержку связаны с печатью: зависшие задания, сбои драйверов, поиск нужного устройства в сети, замятие бумаги или замена картриджей. IT-специалисты тратят время на рутину вместо решения стратегических задач.
И главное — без единого центра учета руководство видит только общие счета от поставщиков бумаги и сервисных подрядчиков. Понять реальную себестоимость печати из расчета на конкретный отдел, проект или сотрудника в таких условиях физически невозможно. Поэтому точечная оптимизация затрат, например, покупка бумаги классом ниже, не дает долгосрочного результата. Чтобы взять процессы под контроль, компании необходимо организовать управляемую печатную среду.
Какие задачи решают современные системы контроля печати
Контроль печати дает руководству прозрачность и защиту, а сотрудникам — предсказуемый и удобный сервис с понятными правилами.
1. Мониторинг и контроль устройств
Система ведет непрерывный мониторинг работы печатного парка. Встроенные модули журналирования отслеживают физические счетчики отпечатков, фиксируют технические сбои и контролируют состояние расходных материалов — уровень тонера и наличие бумаги. Это дает IT-службе точный учет нагрузки на МФУ, прозрачность эксплуатационных затрат и избавляет от рутинных ошибок при отправке заданий на печать.
2. Прозрачность затрат и аналитика
Программа фиксирует каждый отправленный файл в единой базе данных. Руководство и финансовый отдел получают детализированную аналитику печати с точной себестоимостью в разрезе конкретных сотрудников, отделов или проектов. Полноценный учет печати позволяет принимать грамотные решения на основе точных цифр, а не абстрактных показателей.
3. Безопасность печати и защищенный доступ
Проблема корпоративной печати — «выпадение» документа из контура безопасности в момент, когда листы выходят из устройства. Система контроля решает эту задачу через обязательную авторизацию на устройстве с помощью бесконтактных карт или PIN-кода. В результате ИБ-служба может отследить: кто и когда распечатал каждый документ, что защищает данные от утечек.
Сами сотрудники получают гарантированную конфиденциальность: документ распечатывается только тогда, когда человек физически стоит перед МФУ.
4. Мобильность и удобство работы с документами
Контроль распространяется не только на вывод, но и на логистику информации. Благодаря сквозной очереди печати файлы отправляются на единый виртуальный принтер. Забрать бумагу можно с любого удобного МФУ в компании — если ближайшее устройство занято или сломалось, сотруднику не придется отправлять документ заново.
Удобнее становится и сканирование: после авторизации по карте на экране МФУ сразу появляются персональные кнопки сохранения файлов, например, «Сканировать на мою почту» или «Сохранить в папку отдела». Это избавляет от необходимости вручную вводить email на сенсорном экране.
Программные решения для максимальной эффективности:
Какие политики печати помогают снизить расходы и повысить безопасность
Помимо учета и защиты, система позволяет гибко настраивать корпоративные политики печати. Это автоматические правила, по которым обработка документов происходит без участия человека. Вот пять базовых сценариев:
1. Печать после авторизации
Это фундамент безопасности и главный инструмент борьбы с нецелевым использованием МФУ. Задание не отправляется на устройство автоматически: файл ждет пользователя в электронной очереди. Чтобы получить документы, сотрудник подносит пропуск к МФУ, вводит PIN-код либо использует иной способ авторизации. Если файл был отправлен по ошибке или стал не нужен, он просто сгорает в очереди через заданное время, например, через 24 часа. Из-за чего в долгосрочной перспективе компания получает экономию на расходных материалах.
2. Принудительная двусторонняя печать по умолчанию
Настройка, которая сокращает расход бумаги в организации почти вдвое. В драйвере системы для пользователей по умолчанию выставляется режим дуплекса. Если сотруднику действительно нужен односторонний документ, например, для подачи в государственные органы или на подпись контрагенту, он может изменить настройку вручную. Но для 90% внутренних черновиков и рабочих материалов автоматическая двусторонняя печать становится стандартом, который влияет на эффективность расходования бумаги.
3. Ограничения и правильное использование цветной печати
Цветная печать в несколько раз дороже монохромной. Поэтому компании вводят политики контроля, позволяющие гибко управлять цветом и затратами на печать на двух уровнях. Во-первых, через разграничение прав: цветная печать остается доступной маркетологам, дизайнерам и руководству, а для остальных отделов блокируется. Во-вторых, через установление квот на цветную печать: тем самым не полностью ее ограничивая, а предоставляя разумный объем доступных заданий печати, после исчерпания которого цвет на бумаге будет переводиться в монохром.
4. Умная маршрутизация заданий и ограничение объемных тиражей
Для защиты техники от износа и оптимизации стоимости отпечатка система анализирует размер документа. Если сотрудник отправляет файл объемом более 50–100 страниц, политика не даст распечатать его на том устройстве, котороеый не предназначено для этой операции. Система либо автоматически перенаправит задание на мощное сетевое МФУ с низкой себестоимостью страницы, либо запросит подтверждение операции.
5. Лимиты и персональные квоты по подразделениям
Финансовый отдел может выделять ежемесячный бюджет на печать в страницах или рублях для каждого подразделения или конкретной должности. Когда сотрудник приближается к исчерпанию лимита, система присылает уведомление. Это вырабатывает у коллектива осознанное отношение к использованию МФУ.
Как внедряется система контроля печати в организации
Внедрение системы контроля и управления печатью проходит по четкому проектному алгоритму. В отличие от комплексного аутсорсинга, этот процесс не требует длительного аудита печатной инфраструктуры. Перед стартом достаточно сверить список имеющихся устройств на совместимость с терминалами, уточнить параметры серверной среды (Windows или Linux) и определить желаемую архитектуру решения (количество серверов и требования к отказоустойчивости).
Само внедрение состоит из семи основных этапов:
1. Анализ задач и демонстрация решения
На первичных встречах разбираются текущие проблемы компании в сфере печати и демонстрируются возможности системы на реальных кейсах.
2. Согласование технических требований
Заполняется чек-лист, утверждается программа и методика испытаний (ПМИ) с конкретными критериями приемки проекта.
3. Подготовка IT-инфраструктуры
На стороне заказчика подготавливается серверная среда и сетевая инфраструктура согласно техническим требованиям программного обеспечения.
4. Установка и интеграция
Специалисты разворачивают программный комплекс на серверах, подключают МФУ и интегрируют систему с корпоративной ИТ-инфраструктурой, например, с доменной службой каталогов пользователей.
5. Настройка сценариев и тестирование
Для проекта программируются роли пользователей, корпоративные политики и правила печати, после чего проводятся первичные испытания.
6. Пилотный запуск
Система запускается в ограниченном режиме — например, на базе одного офиса или нескольких отделов. Это позволяет оценить работу на реальном трафике и оперативно устранить возможные замечания.
7. Ввод в эксплуатацию
После успешных тестов проводится полноценное масштабирование решения на всю компанию и подписание итоговых актов.
Какие результаты получает компания после внедрения контроля печати
Грамотная оптимизация печати и переход от неконтролируемого использования техники к управляемой инфраструктуре дает видимый эффект по нескольким ключевым направлениям.
Руководство и ИТ-отдел получают детальную аналитику: кто, на каком устройстве, в каком объеме и какие именно печатает документы.
Вывод распечатанного файла происходит только после аутентификации пользователя на МФУ по карте или PIN-коду, что снижает риск утечки данных.
Авторизация на устройствах и персональная ответственность исключают использование офисной техники в личных целях, а также распечатку лишних черновиков, дублей и ненужных цветных копий. Это сокращает затраты на бумагу и картриджи в среднем на 30%.
Централизованный мониторинг состояния техники, автоматические уведомления о заканчивающихся расходных материалах и единая точка управления избавляют ИТ-специалистов от рутинных заявок.
Накопленная статистика позволяет объективно оценить загрузку каждого устройства, чтобы перераспределить печатную технику между отделами или избавиться от избыточных МФУ.
Реальный пример:
Аэропорт «Пулково» оптимизировал печать для 900 сотрудников, заменив 350 разрозненных принтеров на 100 современных МФУ под управлением Konica Minolta. Это позволило перейти к единым политикам, внедрить сквозную очередь заданий печати и наладить точный контроль затрат по проектам. В результате анализа статистики «Пулково» удалось сократить бюджет на печать до 75% на отдельных участках. Кроме того, сквозной мониторинг парка упростил обслуживание техники и сделал закупку расходных материалов полностью прогнозируемой.
Узнать больше кейсов
Таким образом, контроль печати позволяет систематизировать работу сотрудников, защитить документы и сократить издержки компании. Чтобы решения работали устойчиво в долгосрочной перспективе, бизнесу важно правильно выбрать и развернуть систему управления печатью: учесть особенности ИТ-архитектуры, масштабы компании, отказоустойчивость и совместимость с текущим парком техники.
Часто задаваемые вопросы:
Можно ли ограничить цветную печать только для отдельных сотрудников?
Да, через настройку прав доступа в политиках. Можно запретить цветную печать конкретным пользователям или целым отделам, оставив доступ только тем, кому данная функция необходима для работы.
Как контролировать печать документов в филиалах компании?
Современные системы поддерживают распределенную архитектуру: центральный сервер собирает отчеты и управляет политиками филиалов, даже если они находятся в разных городах.
Можно ли внедрить систему контроля печати без замены существующего оборудования?
Да, большинство решений вендоронезависимы и работают с парком устройств различных производителей.
Чем контроль печати отличается от мониторинга печатной инфраструктуры?
Мониторинг — составляющая контроля, которая фокусируется на парке техники. Он отвечает за сбор данных: фиксирует объем печати, остаток тонера и ошибки устройств. Контроль печати использует эти данные и объединяет их с информацией о пользователях, чтобы активно управлять процессами: внедрять правила, разграничивать права доступа и организовывать безопасную печать по требованию.
Какие показатели позволяют оценить эффективность системы контроля печати?
Ключевые метрики — общий объем напечатанных страниц, доля цветных и двусторонних отпечатков, процент отмененных невостребованных заданий и прямая экономия бюджета на расходные материалы.
Все статьи автора 
Задать вопрос специалисту