10 минВо многих компаниях расходы на офисную печать видны только на уровне счетов за обслуживание, закупку бумаги и тонера. При этом ИТ-службе не всегда понятно, как распределена нагрузка между печатными устройствами, что становится причинами простоев, и какие аппараты требуют обслуживания или замены.
Система мониторинга печати — инструмент аналитики, который собирает объективные метрики работы парка МФУ: показания счетчиков, сведения о загрузке, ошибках и расходных материалах. Разбираемся, какие показатели доступны ИТ-службе и какие решения можно принимать на их основе.
Почему невозможно управлять печатной инфраструктурой без данных
Когда процесс офисной печати не прозрачен, возникают следующие проблемы:
Размытые объемы печати
Без системного сбора метрик не получится определить фактический совокупный объем напечатанных документов за период. Данные просто отсутствуют, из-за чего оптимизация печати превращается в интуитивные ограничения без понимания реальных потребностей бизнеса.
Дисбаланс загрузки оборудования
Часть устройств в офисе работает на износ, пока аналогичные МФУ в соседних кабинетах простаивают. Если не собрана точная статистика по количеству отпечатков на каждый аппарат, невозможно корректно распределить нагрузку и спрогнозировать сроки сервисного обслуживания техники.
Скрытые узкие места и простои
Без фиксации технических сбоев и ошибок нельзя выявить системные проблемы печатной среды конкретной компании. При этом оборудование может регулярно выходить из строя из-за некорректного использования или пиковых нагрузок.
Принятие решений на основе гипотез
Выбор новой техники, решение о продлении сервисного контракта или списании устройств принимаются на основе субъективных ощущений пользователей, а не на достоверных данных об использовании и износе оборудования, полученных от программы мониторинга печати.
Модуль мониторинга технического состояния оборудования
— точный инструмент, который позволяет оценить текущее состояние, повышение/снижение нагрузки на оборудование, и как результат, дать объективные данные для управления печатью.
Какие данные собирает система мониторинга печати
Система мониторинга печати с заданной периодичностью снимает метрики с печатного оборудования.
- Совокупные объемы печати
Автоматический учет количества напечатанных, отсканированных и скопированных страниц за выбранные периоды (день, месяц, квартал) позволяет видеть динамику потребления ресурсов в масштабе компании.
- Интенсивность загрузки устройств
Метрика фиксирует фактическое использование устройства и показывает динамику нагрузки по периодам, а также соотношение фактической печати к рекомендованной производителем нагрузке, указанной в технической документации производителя (настраивается вручную по паспорту МФУ).
- Использование цвета
Детализация вывода по режиму цветности: монохромная печать или полноцветная.
- Техническое состояние оборудования
Система получает передаваемые устройством технические статусы: доступность в сети, ошибки, замятия бумаги, а также данные о ресурсе отдельных узлов – если модель оборудования поддерживает передачу таких показателей.
- Динамика расхода тонера и бумаги
Система мониторинга печати отображает передаваемые устройствами данные об уровне тонера и бумаги и помогает оценивать динамику расхода. Набор и точность доступных показателей зависят от модели и настроек оборудования.
Как аналитика помогает оптимизировать печатную инфраструктуру
Сами по себе изолированные цифры — например, факт печати 10 000 страниц за 5 рабочих дней, — не дают почвы для управленческих решений. Ценность аналитики печати появляется, когда централизованный мониторинг сводит эти метрики в единую систему взаимосвязей. Благодаря накопленной статистике компания может реализовать несколько прикладных сценариев оптимизации:
Балансировка и перераспределение нагрузки
Статистика счетчиков помогает сравнить фактическую нагрузку на устройства, выявить перегруженные и редко используемые аппараты. На основе этих данных ИТ-служба может перераспределять нагрузку, переместить оборудование или сократить избыточные точки печати с учётом требований к доступности техники.
Предиктивный заказ расходных материалов
Данные об уровне тонера и динамике печати позволяют заранее планировать пополнение запасов и снизить вероятность срочных закупок. Прогноз носит оценочный характер и зависит от изменения нагрузки и характера печатных заданий.
Предиктивное планирование сервисного обслуживания
При планировании обслуживания можно учитывать не только календарные интервалы, но и фактическую наработку устройства. Это помогает выбирать более обоснованный момент для проведения регламентных работ.
Сокращение времени простоев
Передача технических статусов в сервисную службу помогает быстрее диагностировать неисправность и лучше подготовиться к выезду, что может сократить время простоя оборудования.
Обоснованное планирование модернизации
Собранные данные о стоимости сервиса для каждого аппарата, частоте поломок и себестоимости отпечатка дают объективное понимание эффективности устройства и формирования бюджета на обновление инфраструктуры.
Какие преимущества получает компания благодаря мониторингу печати
Мониторинг делает состояние и загрузку печатного парка измеримыми. ИТ-служба получает данные для перераспределения нагрузки, планирования обслуживания и обновления оборудования, а финансовые и закупочные подразделения – более обоснованную основу для планирования расходов на печать. При этом результат зависит не только от наличия данных, но и от того, как компания использует их в сервисных и управленческих процессах.
Накопленный массив данных, статистика загрузки и понятная структура затрат становятся хорошей базой для следующего шага в оптимизации ИТ-среды — проведения комплексного аудита печатной инфраструктуры, который помогает глубоко оценить соответствие текущего парка МФУ реальным задачам бизнеса и сформировать дорожную карту его развития.
Если компания переходит на сервис покопийной печати (аутсорсинг офисной печати), мониторинг может быть частью услуги провайдера. В зависимости от условий договора поставщик контролирует состояние парка, управляет поставками расходных материалов, организует сервисное обслуживание и готовит рекомендации по оптимизации. Для компании-заказчика вся инфраструктура сводится к понятной, прозрачной, заранее согласованной стоимости одного отпечатка, без необходимости тратить ресурсы собственных ИТ-специалистов на обслуживание печатной инфраструктуры.
Мониторинг печатной инфраструктуры с помощью Printum
В проектах Konica Minolta для мониторинга печатной инфраструктуры может использоваться Printum. Решение помогает централизованно получать данные о состоянии устройств, показаниях счетчиков, ошибках и расходных материалах. Конкретный набор доступных показателей зависит от модели оборудования и конфигурации системы.
Подробнее о PrintumЧасто задаваемые вопросы
Чем мониторинг печати отличается от контроля печати?
Мониторинг — это модуль по сбору, обработке и анализу данных о работе техники, объемах печати, состоянии тонера и инцидентах. Он отвечает за снятие метрик и дает базу для принятия решений. Контроль печати — это применение правил и ограничений, например, авторизация по картам, запрет цвета, лимиты, дуплекс по умолчанию. Мониторинг показывает, что происходит в печатном устройстве, а контроль управляет поведением пользователей, логистикой документов и безопасностью печати.
Какие показатели позволяют оценить эффективность печатной инфраструктуры?
Ключевые метрики — среднее количество отпечатков на устройстве относительно его нормативной нагрузки, стоимость владения (TCO) и себестоимость одной страницы, коэффициент доступности оборудования (uptime), доля цветных и двусторонних отпечатков, а также число обращений в ИТ-поддержку по вопросам печати.
Можно ли контролировать состояние устройств в филиалах из единого центра?
Да, сегодня системы мониторинга и управления печатью поддерживают распределенную архитектуру. Центральный сервер с помощью локальных агентов собирает данные со всех удаленных площадок и филиалов компании, агрегируя их в единой панели управления. Это позволяет мониторить техническое состояние парка МФУ и собирать консолидированную отчетность вне зависимости от географии офисов.
Как часто необходимо анализировать данные мониторинга?
Технический мониторинг (ошибки, статус расходных материалов, доступность устройств) происходит автоматически в режиме реального времени. Оперативный анализ загрузки и инцидентов рекомендуется проводить ежемесячно, а глубокий управленческий анализ затрат и динамики объемов печати для корректировки бюджетов — раз в квартал или полгода.
Можно ли использовать мониторинг печати для планирования обновления парка оборудования?
Да, это один из основных сценариев применения аналитики. Накопленные данные о фактической наработке устройств, частых поломках, стоимости обслуживания и высокой себестоимости страницы помогают точно определить устаревшие МФУ. На основе этой статистики компания может обоснованно спланировать бюджет на модернизацию или замену техники. Или задуматься об аутсорсинге печати внешнему партнеру.
Хотите понять, какие данные о печатной инфраструктуре доступны в вашей компании?
Специалисты Konica Minolta помогут оценить текущую конфигурацию и подобрать подходящий сценарий мониторинга и обслуживания печатного парка.
Получить консультацию
Все статьи автора 
Задать вопрос специалисту