Аутсорсинг печати

обслуживание принтеров и МФУ, поставка расходных материалов, мониторинг и контроль затрат

Главная страница Решения Корпоративная печать Аутсорсинг печати

Аутсорсинг офисной печати — передача специализированному подрядчику задач по обслуживанию принтеров и МФУ и управлению печатной инфраструктурой компании.

Konica Minolta организует техническое обслуживание оборудования, поставку расходных материалов и запчастей, мониторинг состояния устройств и анализ затрат. Состав услуг определяется задачами компании и закрепляется в договоре. Заказчик получает единый сервис для своего парка техники и снижает нагрузку на ИТ-службу и отдел закупок.

Оптимизация и аутсорсинг инфраструктуры печати позволяет сократить затраты в среднем до 30%.

Узнать о реализованных проектах

Когда компании нужен аутсорсинг печати

Рассмотреть переход на аутсорсинг стоит, если:

  • сложно оценить фактические затраты на печать: оборудование, расходные материалы, ремонт и время сотрудников;
  • парк состоит из принтеров и МФУ разных моделей, для которых приходится закупать и хранить множество расходных материалов;
  • ИТ-служба перегружена обращениями пользователей и обслуживанием печатной техники;
  • с оборудованием работают разные подрядчики, а единых требований к срокам и качеству сервиса нет;
  • поломки и несвоевременная поставка расходных материалов приводят к простоям техники;
  • сложно контролировать состояние оборудования и объемы печати в разных офисах и подразделениях.

Подробнее о планировании и ожидаемых результатах — в статье «Аутсорсинг печати: с чего все начинается и какой результат ожидать от внедрения».

Что входит в услугу

Аутсорсинг печати — это набор услуг, который определяется с учетом текущей инфраструктуры и задач компании. Сюда могут входить:

аудит печатной инфраструктуры

оценка состава парка, расположения устройств, их загрузки и текущих затрат

мониторинг принтеров и МФУ

контроль состояния оборудования, показаний счетчиков и событий, требующих обслуживания

техническое обслуживание принтеров и МФУ

профилактические работы, диагностика и устранение неисправностей в рамках согласованного сервиса

поставка расходных материалов и запчастей

планирование и организация поставок с учетом потребности парка и условий договора

программное управление

настройка инструментов для контроля использования оборудования и печатных процессов

аналитика

сбор данных о загрузке устройств, объемах печати и связанных с ними расходах

поддержка пользователей

обработка обращений, связанных с работой печатного оборудования

Konica Minolta может взять на себя как отдельные работы, так и комплексное сопровождение парка печатного оборудования. В качестве подрядчика компания будет регулярно получать данные о состоянии и загрузке оборудования и, по необходимости, оптимизировать процессы управления печатью.

Как рассчитывается стоимость аутсорсинга печати

Стоимость услуги рассчитывается индивидуально и зависит от количества и состояния принтеров и МФУ, объемов черно-белой и цветной печати, расположения офисов и требований к сервису. Также учитывается, будет ли использован существующий парк заказчика или требуется новое оборудование.

В предложении фиксируются состав услуг, модель оплаты и согласованные параметры обслуживания. Для предварительного расчета потребуются сведения о парке техники, площадках и ежемесячных объемах печати. Если точных данных нет, исходную информацию можно собрать в ходе аудита.

Идеальный аутсорсинг печати — это как?

Поставщик печатных решений — надежный партнер c мощной технологической и продуктовой базой, подтверждающий свою эффективность многолетним опытом предоставления услуги:

  • снижает нагрузку на ИТ-отдел и отдел закупок
  • оптимизирует парк техники — по количеству и качеству
  • уменьшает расходы компании на оборудование и сервис
  • внедряет программные решения для безопасности и конфиденциальности
  • и как результат, повышает доступность услуг для конечных пользователей

Скачайте чек-лист “Как выбрать партнера по аутсорсингу офисной печати”.

Скачать чек-лист

Как внедряется аутсорсинг печати

Сначала проводится аудит: специалисты Konica Minolta анализируют состав и загрузку парка, работы по его обслуживанию, текущие расходы, привычки и потребности пользователей. На основе полученных данных определяют цели проекта и разрабатывают модель обслуживания с учетом структуры и задач компании.

Далее Konica Minolta настраивает необходимые программные инструменты для мониторинга и управления печатью и организует обслуживание оборудования.

После запуска специалисты контролируют показатели сервиса, регулярно проводят аудит и, при необходимости, оптимизируют парк печатной техники под изменяющиеся условия бизнеса.

Почему Konica Minolta:

Преимущества услуг оптимизации и аутсорсинга

Переход от САРЕХ к ОРЕХ.
Сокращение затрат.
Контроль расходов на печать

Единая точка входа по всем вопросам печати для заказчиков

Улучшенные безопасность и политика печати

Отслеживание всех операций, контроль несанкционированного использования

Гарантируемые единые параметры сервиса системы управления печатью

Легкое
масштабирование

Управление документооборотом
Оцифровка, адресация, архивация документов управляются «умными» МФУ

Возможность печати на любом устройстве, подключенном к очередям отложенной печати

Результаты и реализованные проекты

Основные направления оптимизации инфраструктуры печати

  • Передача инфраструктуры печати на аутсорсинг.
  • Переход от самостоятельной закупки печатной техники, расходных материалов, ЗИП и ремонтных работ к модели покопийного сервиса печати.
Полученный эффект
  • Отсутствие затрат на содержание и обучение специалистов по обслуживанию техники.
  • Отсутствие затрат на ремонт.
  • Отсутствие затрат на ЗИП, ресурсные запчасти и расходные материалы, включая планирование, логистику и закупки.
  • Отсутствие скрытых расходов из-за простоя техники благодаря гарантированному SLA.
  • Нет абонентской платы и минимального платежа: если МФУ не печатает, вы не платите.
  • Оригинальные расходные материалы и ЗИП.
  • Регламентированное и своевременное техническое обслуживание.
Дополнительные преимущества
  • Повышение доступности и отказоустойчивости: все ключевые параметры зафиксированы в договоре.

Выполненные проекты

Перевод российских автодилеров «Вагнер-Авто» на аутсорсинг печати

Oптимизация печатной инфраструктуры строительной компании SRV

Оптимизация печатной инфраструктуру АО «Институт Гидропроект»

Аутсорсинг позволяет сделать расходы более прозрачными и прогнозируемыми. Компания получает данные о затратах и использовании оборудования, может точнее планировать бюджет и оценивать эффективность работы парка. В зависимости от выбранной модели часть капитальных затрат (CAPEX) может быть переведена в операционные (OPEX).

Экономический эффект формируется за счет комплексного подхода: Konica Minolta подбирает оптимальную модель приобретения или аренды техники и параметры сервиса под задачи конкретного бизнеса. Централизованное обслуживание помогает сократить риски простоев оборудования, а данные о фактической загрузке парка — принимать обоснованные решения о его дальнейшем развитии.

Хотите оценить потенциал аутсорсинга печати для вашей компании?

Специалисты Konica Minolta помогут проанализировать текущую инфраструктуру и определить подходящую модель обслуживания.

Связаться с нами

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли менять принтеры и МФУ при переходе на аутсорсинг печати?

Не обязательно. Сначала оценивается состояние, загрузка и соответствие оборудования текущим задачам. По результатам аудита определяется, какие устройства целесообразно сохранить, перераспределить или заменить.

Можно ли передать на обслуживание принтеры и МФУ разных производителей?

Возможность обслуживания определяется после анализа моделей, состояния оборудования и доступности расходных материалов и запчастей. По результатам аудита Konica Minolta предлагает подходящую сервисную модель и рекомендации по составу парка. Решение о сохранении или замене устройств принимается с учетом затрат и задач компании.

Как контролируется качество услуг аутсорсинга?

Требования к сервису и целевые показатели закрепляются в SLA (соглашение о предоставлении услуг). На его основе можно контролировать сроки обслуживания, доступность оборудования и другие согласованные параметры на протяжении проекта.

Можно внедрять аутсорсинг постепенно, начиная с отдельных подразделений?

Да, проект может реализовываться поэтапно. Такой подход позволяет начать с отдельных офисов или подразделений, оценить работу выбранной модели, затем масштабировать ее на остальные департаменты или отделы.

Чем аутсорсинг печати отличается от обычного сервисного обслуживания оборудования?

Сервисное обслуживание направлено, прежде всего, на поддержание работоспособности техники. Аутсорсинг же предполагает комплексное управление печатной инфраструктурой и объединяет сервис, мониторинг, обеспечение расходными материалами, аналитику и оптимизацию.