11 минКогда бизнес решает передать управление печатью аутсорсинг-партнеру, возникает закономерный вопрос: с чего начать? Продуманный план помогает комфортно для пользователей интегрировать изменения в привычный ритм компании, обеспечить адаптацию сотрудников и быстро выйти на целевые показатели эффективности.
Разбираемся, как правильно выстроить подготовку к проекту, какие данные критически важно собрать на берегу и как избежать типовых ошибок.
Почему подготовка проекта начинается задолго до внедрения
Инфраструктура корпоративной печати связана со множеством внутренних систем: от Active Directory и служб ИТ-безопасности до электронного документооборота (ЭДО) и финансового учета. Если попытаться внедрить сервис управления печатью без предварительного анализа, легко упустить специфику процессов в подразделениях. Например, бухгалтерии могут требоваться специфические потоковые сканирования, а логистическому центру — безотказная печать накладных в режиме 24/7. В случае, когда стандартные ресурсы подрядчика не рассчитаны на обслуживание такого объема, техника может просто встать, а вместе с ней затормозятся и бизнес-процессы.
Качественная подготовка к внедрению сервиса управления печатью (англ. Managed Print Services, MPS) начинается на стороне заказчика. До того как МФУ будут закуплены, а новые регламенты вступят в силу, необходимо проанализировать текущее состояние цифрового офиса и определить основные задачи. Такой подход гарантирует, что будущая система управления устройствами печати органично встроится в корпоративную сеть, ИТ-департамент получит предсказуемый результат и полностью контролируемую инфраструктуру печати, а сотрудники — налаженный функционал для рутинной работы.
Какие данные необходимо собрать перед запуском проекта
Чтобы новое решение органично вписалось в существующую ИТ-инфраструктуру, его проектируют на основе точных цифр, а не приблизительных оценок. Именно поэтому надежный подрядчик всегда начинает работу с комплексного аудита — этот этап задает четкие критерии для всех последующих предложений по оптимизации. Со стороны компании потребуется предоставить внутреннюю информацию, сформулировать ожидания/потребности и выдать ИТ-доступы, чтобы вместе с партнером зафиксировать точку отсчета и метрики для оценки успешности проекта.
Перед стартом проекта собираются данные по следующим ключевым блокам:
- Состав и размер парка устройств
Точное количество всех принтеров и МФУ, их бренды, модели, возраст, текущее техническое состояние, расположение в офисе и их загруженность.
- Фактические объемы печати
Желательно иметь статистику за последние несколько месяцев или за год: сколько страниц в месяц печатает компания в целом и подразделения в частности, а также какова доля цветных документов и односторонней печати.
- Текущие прямые расходы
Это затраты на закупку бумаги, тонеров и расходников, регулярное обслуживание, а также скрытые издержки: разовые ремонты и ФОТ сотрудников ИТ-службы, отвлекающихся на обслуживание техники. Кроме того, важно учитывать финансовые потери от простоев в ожидании запчастей. Только полный учет этих параметров позволяет увидеть реальную экономическую эффективность аутсорсинга печати.
- Нагрузка на ИТ-службу
Какая доля тикетов в Service Desk связана с печатной инфраструктурой (сбои оборудования, ошибки доступа, замена картриджей и настройка устройств), и сколько времени системные администраторы тратят на их решение вместо профильных ИТ-задач.
- Специфика бизнес-процессов и требования подразделений
Сюда относятся особые требования отделов — от повышенной конфиденциальности документов для HR и топ-менеджмента до выделенного принтера под небольшую, но непрерывно печатающую команду, а также интеграции со специфическим софтом или наличие круглосуточной поддержки.
Какие решения необходимо принять до начала внедрения
Когда результаты аудита оцифрованы, наступает этап проектирования. Проект перехода на аутсорсинг печати не может быть типовым — он всегда адаптируется под конкретный бизнес. Чтобы заложить правильную архитектуру будущей системы, руководству компании и ИТ-департаменту необходимо совместно принять пять ключевых решений еще до подписания контракта:
- Выбор модели аутсорсинга
Это может быть классический покопийный контракт с оплатой за каждую фактически напечатанную страницу, куда входят тонер, расходники и сервисное обслуживание, либо аренда оборудования с техническим сопровождением. Софт для управления печатью идет отдельным блоком и подбирается под задачи компании.
- Критерии оценки эффективности (KPI)
По каким метрикам будет оцениваться управление печатью в организации. Сюда входят не только финансовые показатели (процент экономии), но и технические параметры SLA: например, допустимое время простоя одного МФУ или скорость реакции инженера на заявку.
- Требования к безопасности печати
Компания определяет правила защиты данных при печати, например, нужна ли авторизация на МФУ по личным картам доступа.
- Требования к масштабированию
Архитектура сервиса должна учитывать масштабирование бизнеса. Важно заложить в проект гибкость: насколько легко система управления печатью адаптируется, если компания откроет новый региональный филиал, увеличит штат вдвое или, например, переведет часть сотрудников на гибридный формат работы.
Когда все эти шаги продуманы и учтены, аутсорсинг печати становится прозрачным и хорошо измеряемым инструментом. Он гарантирует прогнозируемый результат, позволяет точно закрыть задачи бизнеса и дает четкое понимание экономической эффективности на каждом этапе.
Как выбрать поставщика услуг аутсорсинга печати и почему важен комплексный подход
Передать на аутсорсинг управление печатной инфраструктурой — значит вступить в долгосрочное партнерство. Ошибка в выборе подрядчика может обернуться для ИТ-директора сбоями в работе офиса и скрытыми расходами на печать.
Так, надежный партнер предлагает понятную модель оплаты, где компания четко знает стоимость печати одной страницы и платит только за фактический объем — без комиссии, абонентской платы или минимальных сервисных платежей. При этом важна гибкость владения техникой: возможность выбора между покупкой, арендой или лизингом.
Наличие регламентированного SLA — лишь вершина айсберга. Узнайте, сформирован ли у партнера склад оригинальных расходных материалов и запчастей для обеспечения контракта на несколько месяцев вперед. Это гарантирует бесперебойную работу офиса. Кроме того, оцените доступность технической поддержки: есть ли единая точка контакта, насколько быстро инженеры принимают заявки и как оперативно решаются возникающие инциденты.
С технической точки зрения MPS-партнер не просто расставляет МФУ, а бесшовно встраивает их в текущую ИТ-среду компании. Это подразумевает интеграцию софта с корпоративной почтой, службами каталогов и системами контроля доступа, чтобы сотрудники могли авторизоваться на устройствах по своим привычным офисным пропускам. На этом же этапе настраиваются политики печати (например, лимиты, цветность и двухсторонняя печать по умолчанию) и создается блок мониторинга и отчетности, дающий аналитику по всем устройствам. Безопасность печати обеспечивается на всех уровнях — через шифрование трафика, защищенный вывод документов и выгрузку журналов логирования для ИТ-службы.
И, наконец, важно убедиться, что подрядчик обеспечит проактивное обслуживание. Именно такой комплексный подход отличает профессионального ИТ-партнера от обычного поставщика оборудования.
Аутсорсинг позволяет ИТ-департаменту снять с себя рутинные операции по поддержке устройств и сфокусироваться на стратегических проектах. Отдел закупок освобождается от оформления расходников. При этом компания получает полноценный инструмент мониторинга и контроля, который делает всю печатную инфраструктуру прозрачной и управляемой.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли менять весь парк устройств при переходе на аутсорсинг печати?
Мгновенная замена всей техники не требуется. Переход на аутсорсинг — это гибкий процесс. На первом этапе программные решения для мониторинга печати, контроля доступа и защиты данных можно развернуть на базе уже существующего в компании железа, если оно не устарело. Модернизация парка обычно происходит плавно: устаревшие или выработавшие свой ресурс устройства заменяются на новые МФУ по мере необходимости.
Можно ли внедрять аутсорсинг печати поэтапно, а не сразу во всей компании?
Поэтапный запуск — это стандартная и наиболее безопасная практика для крупного бизнеса. Проект можно масштабировать по разным сценариям: например, начать с пилотного тестирования в одном-двух ключевых департаментах (бухгалтерия, бэк-офис) или запустить систему сначала в головном офисе, а затем последовательно подключать региональные филиалы и склады. Такой подход позволяет ИТ-службе настроить все интеграции в спокойном режиме и без остановки бизнес-процессов.
Можно ли организовать управление печатью, если в компании используется оборудование разных производителей?
Да, современные проекты аутсорсинга адаптируются под мультивендорную инфраструктуру. Специализированный софт обеспечивает сквозной контроль печати: позволяет объединить устройства разных производителей в единый периметр для сбора аналитики и гибкого управления политиками печати. Подрядчик может взять на комплексное обслуживание уже имеющийся парк техники заказчика, чтобы сохранить непрерывность процессов. Однако важно понимать, что максимальная глубина интеграции софта, стопроцентная предсказуемость сервиса и наиболее выгодная стоимость клика достигаются тогда, когда вся печатная ИТ-инфраструктура переводится на устройства единой экосистемы.
Какие показатели помогут оценить эффективность проекта после внедрения?
Эффективность оптимизации процессов печати оценивается по трем ключевым векторам: экономическому, техническому и организационному.
Финансовая служба компании увидит сокращение количества счетов и договоров — вместо десятков контрактов с разными поставщиками остается один понятный документ.
ИТ-департамент оценит проект по выполнению параметров SLA (минимальное время простоя техники, скорость реакции поддержки и т.д.) и по резкому снижению количества рутинных заявок в Service Desk, связанных с принтерами.
Компания в целом получит бесперебойную работу офисных процессов, понятные политики безопасности и полную управляемость печатной инфраструктуры с четкими инструментами контроля на всех уровнях.
Ищете решение по оптимизации офисной печати?
Мы помогаем компаниям
- Выстроить экономичную печать
- Наладить учет и контроль использования техники
- Снять нагрузку с вовлеченных отделов
- Настроить конфиденциальность и безопасность печати
Все статьи автора 
Задать вопрос специалисту
