Управление печатью
контроль устройств, безопасность документов и оптимизация корпоративной печатной инфраструктуры
Для того, чтобы управлять корпоративной печатью, нужно четко понимать потребности компании: сколько страниц печатается, оптимальное для этого число МФУ и принтеров, нагрузку на специалистов, связанных с обслуживанием устройств. Хаотичные расходы – первый признак того, что печать требует оптимизации и нового подхода. Программное обеспечение для управления сервисами печати превращает работу с документами в четко измеримый процесс.
Когда компании необходимо управление печатью
Об управлении офисной печатью стоит задуматься, если:
- затраты на бумагу и расходники растут без видимых причин, нет понимания, сколько ресурсов сотрудники тратят на личные нужды;
- документы регулярно теряются или в большом количестве остаются в лотках;
- в офисах скопился зоопарк техники разных производителей;
- принтеры часто ломаются;
- большой объем заявок на проблемы с печатью в ИТ службу;
- нагрузка на технику распределена неравномерно: у одного МФУ собираются очереди, принтер в соседнем отделе загружен наполовину.
Система для управления и контроля печати объединяет разобщенные устройства в прозрачную инфраструктуру, где каждое действие поддается учету, а администрирование и закупки становятся четко организованными.
Как управление печатью становится частью услуги аутсорсинга печати
Программное обеспечение для управления средой печати — это инструмент, который собирает данные, строит отчеты и наводит порядок в доступах. Компания может использовать собранную аналитику самостоятельно или передать обслуживание печатной инфраструктуры на аутсорсинг.
В составе комплексной услуги аутсорсинга данные от софта помогают подрядчику действовать проактивно: автоматически отправлять инженеров для обслуживания или ремонта техники, привозить тонер до его полного израсходования и оперативно перераспределять нагрузку между устройствами. В результате компания получает автоматизированный сервис управления печатью.
Konica Minolta для управления печатью использует различные программные решения, такие как Printum, Принтлинк и Watchdoc. Выбор конкретного решения зависит от потребностей заказчика, его ИТ инфраструктуры и конкретного функционала который необходим.
Как проходит внедрение системы управления печатью
Переход на управление офисной печатью — это проект, который реализуется в несколько этапов:
Какие результаты получает компания
Прямая экономия бюджета
За счет включения авторизации на МФУ и настройки правил печати, затраты на бумагу и расходные материалы снижаются на 20–30%, а распределение нагрузки на технику позволяет избавиться от лишнего оборудования.
Полная прозрачность и аналитика
Компания получает детализированную отчетность по каждому отделу, сотруднику или устройству, что позволяет прогнозировать затраты, вовремя замечать скрытые статьи расходов и корректировать объемы печати.
Защита конфиденциальной информации
Выстраивается надежный контроль управления печатью: процесс запускается только после личной авторизации сотрудника на устройстве по карте или PIN-коду.
Возможности Konica Minolta для управления печатью
Konica Minolta берет на себя весь спектр задач — от первичной сборки архитектуры до внедрения и ежедневной поддержки.
Проект управления печатью стартует с детального анализа движения документов, поиска заторов и аудита текущих расходов. Под эти задачи подбирается конфигурация системы и настраиваются доступы. Все технические этапы — связка ПО с учетной системой, отладка авторизации и запуск оборудования — проходят в фоновом режиме, не отвлекая сотрудников от работы.
В результате бизнес получает прозрачную, централизованно управляемую инфраструктуру. Аналитика помогает вовремя корректировать маршруты печати, перераспределять технику и адаптировать систему, когда бизнес растет. При необходимости клиент может поручить подрядчику физическое обслуживание каждого МФУ в рамках комплексного аутсорсинга.
Давайте оценим потенциал вашей печатной инфраструктуры
Оставьте заявку или свяжитесь с нами — мы подберем оптимальную конфигурацию системы под ваши задачи.
Связаться с нами
Часто задаваемые вопросы
Как организовать единую систему управления печатью в компании с несколькими филиалами?
Система масштабируется на любую филиальную сеть через централизованную серверную архитектуру. Главные сервера управленческого ПО связываются с локальными серверами печати или напрямую с МФУ в регионах. При этом сотрудники печатают документы на любом доступном устройстве — учетные записи и права доступа гибко настраиваются в соответствии с внутренней политикой безопасности организации.
Что делать, если парк устройств состоит из оборудования разных производителей?
Современный софт корректно работает с большинством брендов печатной техники на рынке. Основные функции — учет страниц, отчетность по пользователям и маршрутизация заданий — доступны на всех принтерах. А для задействования продвинутых опций (например, авторизации по картам прямо на МФУ) на мультивендорный парк устанавливаются универсальные считыватели.
Можно ли постепенно расширять управление системой печати без остановки работы компании?
Да, проект почти всегда запускается поэтапно: сначала пилот на одном отделе, затем раскатка на всю сеть. Все настройки идут в фоновом режиме, офис работает без пауз.
Почему единые правила управления печатью важны для крупных компаний?
Без единых правил расходы становятся неконтролируемыми, а риски утечек растут. Регламенты фиксируют доступы, вводят лимиты и закрывают уязвимости во всех филиалах сразу.
Кто со стороны компании обычно участвует в проекте внедрения системы управления печатью?
Обычно это ИТ-отдел (инфраструктура и интеграция), служба безопасности (права доступа и защита данных) и АХО / финдиректор (бизнес-задачи и лимиты).